Wiadomość e-mail z potwierdzeniem informuje inną osobę, że otrzymałeś wiadomość lub prośbę, nawet jeśli nie możesz od razu udzielić pełnej odpowiedzi. Chociaż nie musisz wysyłać potwierdzenia za każdą otrzymaną osobistą wiadomość e-mail, powinieneś odpowiadać w środowisku zawodowym lub biznesowym, gdy zwracasz się do Ciebie bezpośrednio. Jeśli chcesz tylko powiedzieć drugiej osobie, że otrzymałeś jej wiadomość e-mail, wyślij krótkie potwierdzenie, aby ją o tym powiadomić. Jeśli osoba zamówiła usługę lub zamówiła produkt, podaj więcej informacji o tym, kiedy oczekiwać odpowiedzi lub jak rozwiązać wszelkie problemy.
Kroki
Metoda 1 z 2: Potwierdzenie otrzymania wiadomości e-mail
Krok 1. Odpowiedz, jeśli jesteś wymieniony w wierszu Do: lub nazwany w wiadomości
Sprawdź w górnej części e-maila, czy nadawca podał Twój adres e-mail w wierszu „Do:”. Jeśli nie ma Cię tam na liście, przejrzyj treść wiadomości e-mail, aby sprawdzić, czy Twoje imię i nazwisko pojawia się w tym miejscu. Jeśli widzisz swoje imię i nazwisko, wyślij potwierdzenie, ponieważ zostałeś zaadresowany bezpośrednio.
Jeśli Twój adres e-mail jest wymieniony tylko w wierszu „CC” wiadomości e-mail, ale nie jest wymieniony w treści, nie musisz wysyłać potwierdzenia, ponieważ wiadomość została prawdopodobnie wysłana do dużej grupy osób
Ostrzeżenie:
Unikaj uznawania wiadomości spamowych, ponieważ mogą nadal wysyłać Ci e-maile, jeśli odpowiesz.
Krok 2. Zwróć się do nadawcy po imieniu w pozdrowieniu
Rozpocznij pozdrowienie u góry e-maila, aby druga osoba zobaczyła go natychmiast po otwarciu. Użyj formalnego powitania, takiego jak „Cześć” lub „Kochanie”, a następnie ich imienia. Jeśli odpowiadasz przełożonemu lub komuś, kogo nie znasz, użyj jego tytułu, a następnie jego nazwiska. Jeśli dobrze znasz drugą osobę, możesz użyć jej imienia.
Na przykład możesz powiedzieć „Witaj Pani Davis” lub „Drogi Jonathanie” jako pozdrowienie
Krok 3. Wspomnij krótko, że przeczytałeś wiadomość e-mail
Użyj tylko kilku zdań w podziękowaniu, aby nie wydawało się to zbyt rozwlekłe. Podziękuj osobie za wysłanie e-maila lub powiadom ją, że otrzymałeś jej wiadomość. Jeśli są jakieś konkretne szczegóły, powtórz je w początkowych zdaniach, aby pokazać, że przeczytałeś ich wiadomość.
- Na przykład możesz napisać coś w stylu „Dziękuję za przesłanie mi wiadomości o spotkaniu w przyszłym tygodniu” lub „Otrzymałem i przeczytałem Twój e-mail dotyczący naszego nowego potencjalnego klienta”.
- Jeśli nie miałeś czasu na przeczytanie e-maila, możesz powiedzieć na przykład: „Dziękuję za skontaktowanie się ze mną. Otrzymałem twoją wiadomość i przeczytam ją, gdy tylko będę mógł”.
Krok 4. Podaj szacowany czas na odpowiedź, jeśli wiadomość e-mail zawiera prośbę lub pytanie
Jeśli masz czas, aby w pełni odpowiedzieć natychmiast, zrób to tak szybko, jak to możliwe, aby pokazać, że jesteś godny zaufania i rzetelny. W przeciwnym razie podaj ramy czasowe, w których druga osoba może oczekiwać od Ciebie kolejnej wiadomości, aby nie sądziła, że ją ignorujesz. Uważaj, aby nie przesadzać, jak szybko możesz odpowiedzieć, jeśli uważasz, że może to potrwać dłużej.
- Na przykład możesz powiedzieć: „Będę w stanie uzyskać te informacje w ciągu 2 dni” lub „Dzisiaj ponownie skontaktuję się z Tobą, aby omówić problem”.
- Jeśli nie wiesz, ile czasu zajmie odpowiedź, użyj „Odpiszę tak szybko, jak to możliwe, z wszelkimi pytaniami lub komentarzami”.
- Jeśli nie ma prośby lub problemu, który musisz rozwiązać w wiadomości e-mail, nie musisz odpowiadać z podaniem terminu.
Krok 5. Zakończ wiadomość e-mail zamknięciem i swoim imieniem przed wysłaniem
Użyj formalnego zakończenia w e-mailu, takiego jak „Najlepsze” lub „Jeszcze raz dziękuję”, aby wiadomość brzmiała bardziej profesjonalnie. Wpisz swoje imię po zamknięciu, aby zakończyć wiadomość. Upewnij się, że wszystko jest napisane poprawnie, zanim klikniesz przycisk Wyślij.
- Na przykład możesz napisać „Best Beth” lub „Jeszcze raz dziękuję, Travis”.
- Możesz również podać numer telefonu lub alternatywny adres e-mail po swoim nazwisku, jeśli chcesz, aby druga osoba mogła się z Tobą skontaktować.
Krok 6. Jak najszybciej wyślij e-mail z pełną odpowiedzią
Jeśli oryginalna wiadomość e-mail zawierała prośbę lub pytanie, poświęć trochę czasu na napisanie pełnej odpowiedzi, kiedy będziesz w stanie. Odpowiedz w całości na wszystkie wątpliwości lub pytania zawarte w wiadomości, aby pokazać, że poświęciłeś czas na rozważenie ich wiadomości. Utrzymuj uprzejmy i pozytywny ton w całym przekazie, aby utrzymać z nimi dobry repertuar.
Jeśli potrzebujesz więcej czasu, na przykład czekasz na raport lub dokument, spróbuj wysłać e-mail uzupełniający z aktualizacją i nowymi ramami czasowymi, aby druga osoba nie pomyślała, że o nich zapomniałeś
Metoda 2 z 2: Odpowiadanie na usługi biznesowe i zamówienia
Krok 1. Umieść imię i nazwisko osoby, z którą się kontaktujesz, na górze e-maila
Zacznij od formalnego powitania, takiego jak „Cześć” lub „Kochanie”, aby zachować profesjonalny ton wiadomości. Jeśli nie znasz dobrze tej osoby, użyj jej tytułu, a następnie nazwiska, aby zachować formalność. Jeśli lepiej znasz daną osobę lub podajesz jej imię, możesz się do niej zwrócić.
Na przykład możesz napisać „Dear Mr. Christensan” lub „Hello Dana” jako pozdrowienie
Krok 2. Podziękuj osobie i wspomnij o żądanym produkcie lub usłudze
Wyraź szczerą wdzięczność tej osobie w pierwszym zdaniu e-maila. W tym samym zdaniu powtórz produkt, który osoba zamówiła lub jakie kwestie lub wątpliwości wspomniała we wcześniejszej korespondencji. W ten sposób osoba rozpozna, że poświęciłeś czas na przeczytanie lub przetworzenie jej poprzednich wiadomości.
Na przykład możesz powiedzieć: „Dziękujemy za zamówienie 2 pudełek czekoladek z naszego sklepu” lub „Doceniamy, że zwracasz się w sprawie oferty pracy, o którą się ubiegałeś”
Krok 3. Podaj osobie ramy czasowe, w których może oczekiwać odpowiedzi lub doręczenia
Wskaż w następnym zdaniu, ile czasu zajmie drugiej osobie odpowiedź od Ciebie, aby nie czuła, że o niej zapomniałaś. Upewnij się, że podane ramy czasowe są dokładne i uczciwe, w przeciwnym razie mogą się zdenerwować, jeśli nie otrzymają od Ciebie odpowiedzi.
Na przykład możesz powiedzieć „Możesz spodziewać się paczki w ciągu 3 dni roboczych” lub „Proszę poczekać 1–2 dni robocze na odpowiedź”
Zmiana:
Jeśli nie wiesz, ile czasu zajmie odpowiedź, powiedz na przykład: „Skontaktujemy się z Tobą tak szybko, jak to możliwe, aby rozwiązać Twoje obawy”.
Krok 4. Podaj sugestie, jeśli są jakieś problemy, których nie możesz rozwiązać za pośrednictwem poczty e-mail
Jeśli nie możesz bezpośrednio rozwiązać ich problemu, spróbuj polecić inne opcje, które mogą być bardziej pomocne. Utrzymuj uprzejmy i wyrozumiały ton w całym przekazie, aby nie brzmiało negatywnie lub nie wyglądało na nieszczere. Postaraj się podać tej osobie jak najwięcej szczegółów, aby mogła podjąć kolejne kroki w celu rozwiązania swoich problemów.
Na przykład możesz powiedzieć: „Przykro mi słyszeć, że wystąpił problem z przelewem pieniędzy na Twoje konto bankowe. Spróbuj przejrzeć nasze często zadawane pytania, aby sprawdzić, czy Twój problem został rozwiązany. W przeciwnym razie być może będziesz musiał odwiedzić swój bank i porozmawiać z menedżerem konta, aby potwierdzić transakcje”
Krok 5. Zostaw informacje kontaktowe na dole wiadomości e-mail
Zakończ e-mail formalnym zamknięciem, takim jak „Najlepsze” lub „Ponownie dziękuję”, aby zakończyć wiadomość dobrą nutą. Pamiętaj, aby podać swoje imię i nazwisko po zamknięciu. Jeśli chcesz umożliwić innej osobie kontaktowanie się z Tobą, możesz także zostawić numer telefonu, alternatywny adres e-mail lub witrynę internetową po swoim imieniu i nazwisku.
