Jeśli chcesz przenieść listę lub tabelę danych z programu Word do programu Excel, nie musisz kopiować i wklejać poszczególnych informacji do osobnej komórki w arkuszu kalkulacyjnym. Prawidłowo sformatując najpierw dokument Word, możesz łatwo zaimportować cały dokument do programu Excel za pomocą zaledwie kilku kliknięć.
Kroki
Metoda 1 z 2: Konwersja listy
Krok 1. Zrozum, w jaki sposób dokument zostanie przekonwertowany
Podczas importowania dokumentu do programu Excel określone znaki zostaną użyte do określenia, jakie dane trafiają do każdej komórki w arkuszu kalkulacyjnym programu Excel. Wykonując kilka kroków formatowania przed importowaniem, będziesz w stanie kontrolować wygląd ostatecznego arkusza kalkulacyjnego i zminimalizować ilość ręcznego formatowania, które musisz wykonać. Jest to szczególnie przydatne, jeśli importujesz dużą listę z dokumentu programu Word do programu Excel.
Ta metoda działa najlepiej, gdy masz listę wielu wpisów, każdy sformatowany tak samo (lista adresów, numerów telefonów, adresów e-mail itp.)
Krok 2. Zeskanuj dokument pod kątem błędów formatowania
Przed rozpoczęciem procesu konwersji upewnij się, że każdy wpis jest sformatowany w ten sam sposób. Oznacza to naprawienie wszelkich błędów interpunkcyjnych lub reorganizację wpisów, które nie pasują do pozostałych. Zapewni to prawidłowe przesyłanie danych.
Krok 3. Wyświetl znaki formatowania w dokumencie Word
Wyświetlenie normalnie ukrytych znaków formatowania pomoże ci określić najlepszy sposób podziału wpisów. Możesz je wyświetlić, klikając przycisk „Pokaż / ukryj znaki akapitu” na karcie Strona główna lub naciskając Ctrl+⇧ Shift+*
Większość list ma albo jeden znacznik akapitu na końcu każdego wiersza, albo jeden na końcu wiersza i jeden w pustym wierszu między wpisami. Będziesz używać znaków do wstawiania znaków używanych przez program Excel do rozróżniania komórek
Krok 4. Zastąp znaki akapitu między każdym wpisem, aby pozbyć się dodatkowego miejsca
Program Excel użyje spacji między wpisami, aby określić wiersze, ale na razie musisz się go pozbyć, aby ułatwić proces formatowania. Nie martw się, za chwilę dodasz go z powrotem. Działa to najlepiej, gdy masz jeden znacznik akapitu na końcu wpisu i jeden w przestrzeni między wpisami (dwa z rzędu).
- Naciśnij Ctrl+H, aby otworzyć okno Znajdź i zamień.
- Wpisz ^p^p w polu Znajdź. To jest kod dla dwóch znaków akapitu z rzędu. Jeśli każdy wpis jest pojedynczym wierszem i nie ma między nimi pustych wierszy, użyj zamiast tego pojedynczego ^p.
- Wprowadź znak ograniczający w polu Zamień. Upewnij się, że nie jest to znak, który pojawia się w dowolnym miejscu w dokumencie, na przykład ~.
- Kliknij opcję Zamień wszystko. Zauważysz, że wpisy mogą się łączyć, ale w tej chwili nie stanowi to problemu, o ile znak oddzielający znajduje się we właściwym miejscu (między każdym wpisem)
Krok 5. Oddziel każdy wpis na osobne pola
Teraz, gdy Twoje wpisy są rozdzielone, tak aby pojawiały się w kolejnych wierszach, będziesz chciał określić, jakie dane pojawią się w każdym polu. Na przykład, jeśli każdy wpis zawiera imię i nazwisko w pierwszym wierszu, adres ulicy w drugim wierszu oraz stan i kod pocztowy w trzecim wierszu, możesz
- Naciśnij Ctrl+H, aby otworzyć okno Znajdź i zamień.
- Usuń jeden ze znaków ^p w polu Znajdź.
- Zmień znak w polu Zamień na przecinek,.
- Kliknij opcję Zamień wszystko. Zastąpi to pozostałe symbole akapitu separatorem przecinków, który oddzieli każdy wiersz w pole.
Krok 6. Zastąp znak ograniczający, aby zakończyć proces formatowania
Po wykonaniu dwóch powyższych kroków Znajdź i zamień, Twoja lista nie będzie już wyglądać jak lista. Wszystko będzie w tym samym wierszu, z przecinkami między każdym elementem danych. Ten ostatni krok Znajdź i zamień przywróci dane do listy, zachowując przecinki definiujące pola.
- Naciśnij Ctrl+H, aby otworzyć okno Znajdź i zamień.
- Wprowadź ~ (lub dowolny znak, który pierwotnie wybrałeś) w polu Znajdź.
- Wpisz ^p w polu Zamień.
- Kliknij opcję Zamień wszystko. Spowoduje to podzielenie wpisów z powrotem na osobne grupy oddzielone przecinkami.
Krok 7. Zapisz plik jako zwykły plik tekstowy
Po zakończeniu formatowania możesz zapisać dokument jako plik tekstowy. Umożliwi to programowi Excel odczytywanie i analizowanie danych, tak aby znalazły się we właściwych polach.
- Kliknij kartę Plik i wybierz „Zapisz jako”.
- Kliknij menu rozwijane „Zapisz jako typ” i wybierz „Zwykły tekst”.
- Nazwij plik jak chcesz i kliknij Zapisz.
- Jeśli pojawi się okno Konwersja plików, po prostu kliknij OK.
Krok 8. Otwórz plik w programie Excel
Teraz, po zapisaniu pliku w postaci zwykłego tekstu, możesz go otworzyć w programie Excel.
- Kliknij kartę Plik i wybierz Otwórz.
- Kliknij menu rozwijane „Wszystkie pliki Excela” i wybierz „Pliki tekstowe”.
- Kliknij Dalej > w oknie Kreatora importu tekstu.
- Wybierz „Przecinek” na liście ograniczników. Możesz zobaczyć, jak wpisy zostaną rozdzielone w podglądzie na dole. Kliknij Dalej >.
- Wybierz format danych dla każdej kolumny i kliknij Zakończ.
Metoda 2 z 2: Konwersja tabeli
Krok 1. Utwórz tabelę w programie Word ze swoimi danymi
Jeśli masz listę danych w programie Word, możesz przekonwertować ją na format tabeli w programie Word, a następnie szybko skopiować tę tabelę do programu Excel. Jeśli Twoje dane są już w formacie tabeli, przejdź do następnego kroku.
- Zaznacz cały tekst, który chcesz przekonwertować na tabelę.
- Kliknij kartę Wstaw, a następnie kliknij przycisk Tabela.
- Wybierz „Konwertuj tekst na tabelę”.
- Wprowadź liczbę wierszy na rekord w polu „Liczba kolumn”. Jeśli między każdym rekordem jest pusty wiersz, dodaj jeden do sumy.
- Kliknij OK.
Krok 2. Sprawdź formatowanie swojej tabeli
Word wygeneruje tabelę na podstawie Twoich ustawień. Sprawdź to dwukrotnie, aby upewnić się, że wszystko jest na swoim miejscu.
Krok 3. Kliknij mały przycisk „+”, który pojawia się w lewym górnym rogu tabeli
Pojawi się to, gdy najedziesz myszką na stół. Kliknięcie tego spowoduje zaznaczenie wszystkich danych w tabeli.
Krok 4. Naciśnij
Ctrl+C skopiować dane.
Możesz także kliknąć przycisk „Kopiuj” na karcie Strona główna.
Krok 5. Otwórz Excel
Po skopiowaniu danych możesz otworzyć program Excel. Jeśli chcesz umieścić dane w istniejącym arkuszu kalkulacyjnym, załaduj go. Umieść kursor w komórce, w której ma się pojawić lewa górna komórka tabeli.
Krok 6. Naciśnij
Ctrl+V aby wkleić dane.
Poszczególne komórki z tabeli Word zostaną umieszczone w oddzielnych komórkach w arkuszu kalkulacyjnym Excel.
Krok 7. Podziel pozostałe kolumny
W zależności od typu importowanych danych może być konieczne dodatkowe formatowanie. Na przykład, jeśli importujesz adresy miasta, skrót stanu i kod pocztowy mogą znajdować się w tej samej komórce. Możesz automatycznie podzielić je w programie Excel.
- Kliknij nagłówek kolumny, którą chcesz podzielić, aby zaznaczyć całą kolumnę.
- Wybierz kartę „Dane” i kliknij przycisk „Tekst do kolumn”.
- Kliknij Dalej >, a następnie wybierz „Przecinek” w polu Ograniczniki. Jeśli używasz powyższego przykładu, oddzieli to miasto od skrótu stanu i kodu pocztowego.
- Kliknij Zakończ, aby zapisać zmiany.
- Wybierz kolumnę, która nadal wymaga podziału, i powtórz proces, wybierając „Spacja” zamiast „Przecinek” jako ogranicznik. Oddzieli to skrót stanu od kodu pocztowego.
