To zawsze frustrujące, gdy musisz czekać na odpowiedź, niezależnie od tego, czy jest to rozmowa o pracę, propozycja biznesowa, czy po prostu robienie planów z przyjacielem. Wysłanie kolejnej wiadomości e-mail może być bardzo skuteczne w uzyskaniu tej odpowiedzi, zwłaszcza jeśli złożysz prośbę po rozsądnym oczekiwaniu i napiszesz ją wyraźnie, zwięźle i z szacunkiem. Aby jeszcze bardziej zwiększyć swoje szanse na sukces, wykonuj jak najwięcej „pracy nóg”, aby ułatwić odbiorcy.
Kroki
Metoda 1 z 3: Wybieranie, kiedy i gdzie wysyłać dalsze informacje
Krok 1. Odczekaj co najmniej 3 dni robocze, aby wysłać wiadomość uzupełniającą
Nie ma uniwersalnej zasady określającej, jak długo należy czekać przed wysłaniem kolejnej wiadomości e-mail. Dobrą zasadą jest 3 dni robocze, chyba że osoba kontaktowa podała konkretną datę odpowiedzi. W takim przypadku odczekaj co najmniej 1 dzień roboczy po tej dacie.
- Na przykład, jeśli osoba powiedziała, że odpowie przed lub we wtorek 19-go, poczekaj co najmniej do środy 20-go z odpowiedzią.
- Na kolejne rozmowy kwalifikacyjne zazwyczaj lepiej odczekać co najmniej 5 dni roboczych.
- Nie trzeba liczyć tylko dni roboczych (tj. pominięcia weekendów i świąt) w przypadku osobistych działań następczych.
- Nie zakładaj najgorszego – jak to, że nie dostałeś pracy lub że nie są zainteresowani twoją propozycją biznesową – tylko dlatego, że nie dostałeś szybkiej odpowiedzi. Twoja osoba kontaktowa może być po prostu bardzo zajęta!
Krok 2. Zaadresuj wiadomość e-mail bezpośrednio do osoby kontaktowej
Oczywiście zawsze tak jest w przypadku osobistych wiadomości e-mail i zwykle jest to najlepsza strategia prowadzenia działań następczych. Jeśli dana osoba podała Ci swoje dane kontaktowe lub zaprosiła Cię do dalszej współpracy, zawsze wysyłaj wiadomość bezpośrednio do niej (i tylko do niej).
- Jeśli dana osoba nie podała Ci swoich danych kontaktowych ani nie zaprosiła Cię do dalszej współpracy, wyślij wiadomość e-mail do skierowanej do niej osoby kontaktowej (np. asystenta administracyjnego lub koordynatora rekrutacji). W wierszu tematu poproś o skierowanie wiadomości do osoby, z którą miałeś do czynienia wcześniej.
- Jeśli wcześniej kontaktowałeś się z daną osobą przez e-mail, użyj tych samych adresów e-mail „do” i „od”, co poprzednio.
Krok 3. Wyślij łącznie nie więcej niż 2 e-maile uzupełniające
Wystarczająco trudno jest wiedzieć, kiedy wysłać kontynuację, więc co z kontynuacją? Jeśli pierwsza odpowiedź nie zostanie odebrana, odczekaj co najmniej 1-2 dni robocze, aby wysłać drugą. Jeśli ta druga wiadomość pozostanie bez odpowiedzi, przestań nawiązywać kontakt lub skontaktuj się z kimś innym w firmie.
- Chociaż możesz utworzyć nową wiadomość uzupełniającą, jeśli chcesz, możesz również wysłać tę samą wiadomość, co pierwotna wiadomość uzupełniająca, ale dodaj notatkę u góry, taką jak poniższa: „(Tomek: Wysłałem tę wiadomość uzupełniającą we wtorek i czekam na odpowiedź w sprawie możliwości biznesowych, o których rozmawialiśmy w zeszły czwartek. Dzięki, Jan)”
- Ogólna zasada: nie martw się w ogóle (nie dostaniesz pracy itp.), jeśli musisz wysłać 1 uzupełnienie. Martw się tylko trochę, jeśli musisz wysłać 2 uzupełnienia. Zacznij się martwić nieco bardziej, jeśli nie otrzymasz odpowiedzi po drugiej obserwacji!
Krok 4. Wyprzedź potrzebę kontynuacji, wysyłając wiadomość e-mail z podziękowaniem
Zawsze uprzejmie jest wysłać e-mail z podziękowaniem dzień po każdym spotkaniu biznesowym – zwłaszcza, ale nie tylko – rozmowie o pracę – a także po wielu osobistych sytuacjach kontaktowych. Jeśli do tego podziękowania dodasz wzmiankę uzupełniającą, możesz zachęcić do odpowiedzi bez konieczności wysyłania osobnej wzmianki kilka dni później.
- Wiadomość e-mail z podziękowaniem może mieć prawie taki sam format i treść, jak wiadomość uzupełniająca, tylko z nieco większą ilością miejsca przeznaczonego na podziękowanie i nieco mniej wydawaną na prośbę o odpowiedź.
- Nie liczy się to jednak jako „oficjalna” kontynuacja, więc w razie potrzeby nadal możesz wysłać do 2 „prawdziwych” kontynuacji!
Metoda 2 z 3: Formatowanie kolejnych wiadomości e-mail
Krok 1. Odnieś się bezpośrednio do swojego wcześniejszego kontaktu w temacie
Jeśli Twój wiersz tematu jest niejasny lub nieistotny, Twoja kontynuacja może zostać nieprzeczytana lub trafić do kosza. Starannie dobieraj słowa, tak aby temat bezpośrednio i jednoznacznie łączył się z Twoją interakcją z odbiorcą.
- Jedną ze strategii jest dodanie „RE:” do opisu wcześniejszej interakcji, aby brzmiało to jak kontynuacja tego wydarzenia: „RE: Wywiad w piątek 23.09 o godzinie 11:00”.
- Inną opcją jest podanie imienia i nazwiska, krótkiego i bezpośredniego opisu oraz powodu wiadomości e-mail: „Terry Regula 9/23 Kontynuacja rozmowy kwalifikacyjnej”.
- Nigdy nie zakładaj, że osoba rozpozna Twój adres e-mail i otworzy wiadomość. Użyj tematu na swoją korzyść.
Krok 2. Nazwij odbiorcę w powitaniu i podziękuj mu na zakończenie
Chociaż możesz być odpowiednio nieformalny w przypadku osobistego e-maila uzupełniającego, kontynuacja biznesowa powinna równoważyć pełną szacunku formalność i zażyłość wynikającą z wcześniejszej interakcji. W większości przypadków możesz na przykład powitać daną osobę po imieniu – pod warunkiem, że przedstawiła się jako „Joe Selmon” lub powiedziała „mów mi Barb”.
- Twoje powitanie może zazwyczaj wyglądać tak: „Drogi Joe” lub „Dear Barb”, chyba że uważasz za bardziej formalne: „Dear Mr. Selmon” lub „Dear Dr Bennet”.
- Na zakończenie podziękuj im po raz ostatni i użyj swojego imienia i nazwiska: „Dziękuję, Steve Caraway”.
Krok 3. Użyj nie więcej niż 3-4 akapity, każdy o długości 2-3 zdań
Jeśli chodzi o pisanie kontynuacji, przejdź do sedna i szybko dojdź do celu! Nie oznacza to napisania tylko jednego zdania, ale oznacza stworzenie uproszczonego e-maila bez zbędnych treści. Twórz szczupłe, czyste akapity wzdłuż następujących linii (lub podobnych):
- Powitanie
- Akapit 1: podziękowanie i jasne oświadczenie, że kontynuujesz działania.
- Paragraf 2: krótkie podsumowanie danych kontaktowych.
- Akapit 3: szybkie potwierdzenie twojego zainteresowania lub zapału.
- Paragraf 4: oświadczenie, że „nie możesz się doczekać” aktualizacji lub że „byłoby to mile widziane”.
- Zamknięcie
Krok 4. Podaj wszystkie istotne informacje, których potrzebuje odbiorca
Upewnij się, że druga osoba musi zrobić jak najmniej, aby dać ci kontynuację. Jedynym powodem, dla którego jeszcze do ciebie nie oddzwonili, jest prawdopodobnie to, że byli zajęci. Tak więc, jeśli muszą przejrzeć swoje notatki lub pliki, aby uzyskać informacje o Twojej poprzedniej interakcji, jest bardziej prawdopodobne, że uznają, że nie warto ich teraz zwracać się do Ciebie.
- Jeśli miałeś wywiad, podaj konkretną datę i godzinę, nazwę stanowiska i albo bardzo szybkie podsumowanie wywiadu, albo wybraną z niego anegdotę lub epizod. Na przykład: „Piszę w celu kontynuacji naszego wywiadu w zeszły poniedziałek 23-go w południe. Pewnie pamiętasz, że tak bardzo chciałem porozmawiać o stanowisku kierownika sprzedaży, że prawie wylałem kawę na twoje biurko!”
- Upewnij się, że podajesz jasne informacje dla każdej formy kontaktu, z której chcesz skorzystać: e-mail, telefon/sms, poczta itp.
Metoda 3 z 3: Bądź jasny, zwięzły i pełen szacunku
Krok 1. Podziękuj odbiorcy i oświadcz, że śledzisz go już na początku
Nie ukrywaj faktu, że piszesz follow-up w środku e-maila. Zamiast tego poinformuj tę osobę od razu, dlaczego się do niej zwracasz – i okaż jej uznanie, gdy to robisz!
Spróbuj czegoś takiego: „Jeszcze raz dziękuję za poświęcenie czasu na spotkanie ze mną w zeszły czwartek. Piszę, aby uzupełnić to spotkanie i twoje przemyślenia na temat mojej propozycji
Krok 2. Ponownie ogranicz interakcję i szybko potwierdz zainteresowanie
Daj tej osobie przypomnienie o poprzednim kontakcie, zwłaszcza w scenariuszu biznesowym, gdy wiesz, że druga osoba przeprowadzała wiele wywiadów, spotkań i tak dalej. Upewnij się, że od razu pamiętają, kim jesteś i o czym rozmawiałeś.
Na przykład: „Z przyjemnością przedstawiłem mój plan usprawnienia operacji rozliczeniowych i mam nadzieję, że podzielasz mój entuzjazm do wspólnej pracy nad jego wdrożeniem”
Krok 3. Bądź bezpośredni i uprzejmy, nie nachalny, przepraszający lub pasywno-agresywny
Nie wstydź się kontynuacji! Dobrze jest potwierdzić swoje zainteresowanie i chęć poznania swojej pozycji, o ile robisz to grzecznie i z szacunkiem. Pamiętaj jednak, że nie należy Ci się odpowiedź na Twoich warunkach – złóż prośbę, a nie żądanie.
- Użyj tonu takiego: „Nie mogę się doczekać, aby usłyszeć, w jakim punkcie stoję w odniesieniu do pozycji społecznej”.
- Nie bądź nachalny: „Obiecałeś odpowiedź do wczoraj i muszę jak najszybciej odpowiedzieć”.
- Nie bądź też pasywno-agresywny: „Myślę, że nie dostałem pracy, ponieważ nigdy do mnie nie wróciłeś, ale chciałbym to potwierdzić”.
Krok 4. Pokaż i powiedz odbiorcy, że cenisz jego czas
Użycie jasnego tematu i natychmiastowe przejście do sedna wiadomości e-mail świadczy o szacunku dla czasu drugiej osoby. Dobrym pomysłem jest również jedno- lub dwukrotne stwierdzenie w wiadomości, że doceniasz czas, który Ci poświęcają. Przesadzanie z pochlebstwem nie jest konieczne ani nawet pomocne, ale okazanie szacunku zawsze zwiększa szanse na szybką odpowiedź.
- Na przykład: „Wiem, że o tej porze roku jesteś naprawdę zajęty i doceniam czas spędzony ze mną na interakcję”.
- Lub: „Jeszcze raz dziękuję za poświęcenie czasu na udzielenie odpowiedzi na moje pytania w zeszły czwartek. Mam jeszcze jedną szybką prośbę.
- Jeśli dana osoba była zbyt zajęta, aby do ciebie wrócić, pokazanie jej i powiedzenie jej, jak bardzo cenisz jej czas, to świetny sposób na nakłonienie jej do odpowiedzi!
