Wiele firm używa programu Microsoft Excel do śledzenia działów lub ogólnych wydatków firmy. Ponieważ program Excel jest obecnie często dołączany do komputerów osobistych korzystających z systemu operacyjnego Windows, jeśli masz program Excel na komputerze domowym, możesz go używać do śledzenia rachunków. Dostępnych jest wiele szablonów do śledzenia wydatków z witryn firmy Microsoft i innych, a najnowsze wersje programu Excel zawierają szablon do śledzenia rachunków wśród wstępnie zainstalowanych szablonów. Możesz także skonfigurować własny arkusz kalkulacyjny do śledzenia rachunków w programie Excel. Poniżej znajdują się instrukcje dotyczące obu podejść.
Kroki
Metoda 1 z 2: Praca z szablonem Excel
Krok 1. Wybierz wstępnie zainstalowany szablon
Najnowsze wersje programu Excel zawierają szablon do śledzenia wydatków osobistych wraz z szablonami dla typowych aplikacji biznesowych. Możesz uzyskać dostęp do tych szablonów i używać ich do śledzenia rachunków w programie Excel.
- W Excel 2003 wybierz "Nowy" z menu "Plik". Wybierz opcję „Na moim komputerze” w okienku zadań „Nowy skoroszyt”, aby wyświetlić okno dialogowe „Szablony”.
- W programie Excel 2007 wybierz „Nowy” z menu przycisku „Plik”. Spowoduje to wyświetlenie okna dialogowego „Nowy skoroszyt”. Wybierz „Zainstalowane szablony” z menu „Szablony” w lewym okienku. Wybierz „Osobisty budżet miesięczny” z „Zainstalowanych szablonów” w środkowym okienku i kliknij „Utwórz”.
- W programie Excel 2010 kliknij kartę „Plik”, a następnie wybierz „Nowy” z menu „Plik”. Wybierz „Przykładowe szablony” w górnej części panelu „Dostępne szablony”, a następnie wybierz „Osobisty budżet miesięczny” na ekranie przykładowych szablonów i kliknij „Utwórz”.
Krok 2. Wybierz szablon online
Jeśli szablon budżetu osobistego, który jest preinstalowany z programem Microsoft Excel, nie działa w celu śledzenia wydatków, możesz wybrać szablon w trybie online. Możesz pobrać szablon z witryny innej firmy lub użyć programu Excel, aby połączyć się z Microsoft Office Online.
- W przypadku programu Excel 2003 można wybrać odpowiedni szablon z biblioteki Microsoft Office Online pod adresem https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Tutaj również możesz znaleźć szablony przeznaczone dla nowszych wersji programu Excel).
- W programie Excel 2007 wybierz „Budżety” w sekcji Microsoft Office Online w oknie dialogowym „Nowy skoroszyt”. Aby połączyć się z biblioteką szablonów online pakietu Office, musisz mieć działające połączenie internetowe.
- W programie Excel 2010 wybierz „Budżety” w sekcji Office.com w okienku Dostępne szablony. Aby połączyć się z biblioteką szablonów online pakietu Office, musisz mieć działające połączenie internetowe.
Krok 3. Wprowadź swoje informacje w odpowiednich komórkach
Dokładne informacje zależą od używanego szablonu arkusza kalkulacyjnego.
Krok 4. Zapisz arkusz kalkulacyjny
Możesz użyć nazwy, którą szablon nadaje arkuszowi kalkulacyjnemu, lub zmienić ją na bardziej znaczącą. Dodanie swojego imienia i roku do istniejącej nazwy pliku powinno wystarczyć.
Metoda 2 z 2: Projektowanie własnego arkusza kalkulacyjnego do śledzenia wydatków
Krok 1. Otwórz Excel
Krok 2. Wprowadź nazwę arkusza kalkulacyjnego w komórce A1
Użyj znaczącej nazwy, takiej jak „Budżet osobisty”, „Śledzenie wydatków osobistych” lub podobnej. (Wyklucz cudzysłowy podczas wpisywania nazwy; są one tutaj używane tylko po to, aby pokazać, że nazwy są przykładami).
Krok 3. Wprowadź tytuły kolumn w wierszu 2
Sugerowane tytuły i kolejność to „Data”, „Kategoria odbiorcy” (lub „Zapłata”), „Notatka”, „Wydatki”, „Przychody” (lub „Dochód” lub „Depozyt”) oraz „Saldo”. Wprowadź te tytuły w komórkach od A2 do G2; może być konieczne dostosowanie szerokości kolumn, aby pomieścić długie tytuły kolumn lub wpisy.
Po skonfigurowaniu tytułu arkusza kalkulacyjnego i nagłówków kolumn użyj funkcji „Zamrożenie okien”, aby zachować te nagłówki u góry ekranu podczas przewijania wpisów. Zablokuj okienka znajduje się w menu „Widok” w programie Excel 2003 i wcześniejszych oraz w grupie „Okno” na wstążce menu „Widok” w programach Excel 2007 i 2010
Krok 4. Wprowadź swoją pierwszą pozycję wydatków w komórkach rzędu 3
Krok 5. Wprowadź formułę salda w komórce G3
Ponieważ jest to pierwszy wpis salda, saldo zostanie określone na podstawie różnicy między wydatkami a przychodami. Sposób, w jaki to zrobisz, zależy od tego, czy chcesz spojrzeć na wydatki, czy na gotówkę.
- Jeśli konfigurujesz arkusz kalkulacyjny tak, aby uwzględniał głównie wydatki, formuła salda będzie wyglądać tak: =E3-F3, gdzie E3 to komórka reprezentująca wydatek, a F3 to komórka reprezentująca przychód. Ustawienie formuły w ten sposób sprawi, że suma Twoich wydatków będzie liczbą dodatnią, co będzie łatwiejsze do zrozumienia.
- Jeśli konfigurujesz arkusz kalkulacyjny tak, aby zachować bieżącą kartę w gotówce w kasie, formuła salda będzie wyglądać tak: =F3-E3. Skonfigurowanie arkusza kalkulacyjnego w ten sposób pokaże saldo jako dodatnie, gdy przepływ środków pieniężnych przekracza wydatki i ujemne, gdy masz więcej wydatków niż przychodów.
Krok 6. Wprowadź drugą pozycję wydatków w komórkach wiersza 4
Krok 7. Wprowadź formułę salda w komórce G4
Ponieważ drugi i kolejne wpisy będą zachowywać saldo bieżące, należy dodać wynik różnicy między wydatkami a przychodami do wartości salda dla poprzedniego wpisu.
- Jeśli konfigurujesz arkusz kalkulacyjny tak, aby uwzględniał głównie wydatki, formuła salda będzie wyglądać tak: =G3+(E4-F4), gdzie G3 to komórka reprezentująca poprzednie saldo, E4 to komórka reprezentująca wydatek, a F4 to komórka reprezentujący dochód.
- Jeśli konfigurujesz arkusz kalkulacyjny tak, aby zachować bieżącą kartę na gotówce w kasie, formuła salda będzie wyglądać tak: =G3+(F4-E4).
- Nawiasy wokół komórek reprezentujących różnicę między wydatkami a przychodami nie są konieczne; są one dołączone tylko po to, aby koncepcja formuły była nieco jaśniejsza.
- Jeśli chcesz, aby komórka z saldem pozostała pusta do momentu dokonania pełnego wpisu, możesz użyć w formule instrukcji IF, aby w przypadku niewpisania daty komórka salda nie wyświetlała wartości. Formuła dla tego, dla drugiego wpisu, brzmi =JEŻELI(A4="", "", G3+(E4-F4)), jeśli konfigurujesz arkusz kalkulacyjny do śledzenia wydatków, i brzmi =JEŻELI(A4=" ", "", G3+(F4-E4)), jeśli konfigurujesz arkusz kalkulacyjny tak, aby wyświetlał gotówkę w kasie. (Możesz pominąć nawiasy wokół komórek reprezentujących wydatki i przychody, ale nie zewnętrzny zestaw nawiasów).
Krok 8. Skopiuj formułę salda do innych komórek w kolumnie G (kolumna Saldo)
Kliknij prawym przyciskiem myszy komórkę G3 i wybierz "Kopiuj" z menu podręcznego; następnie przeciągnij, aby zaznaczyć komórki pod nim w kolumnie. Kliknij wybrane komórki prawym przyciskiem myszy i wybierz „Wklej” z menu podręcznego, aby wkleić formułę do wybranych komórek. (W programie Excel 2010 wybierz opcję „Wklej” lub „Wklej formuły” z menu podręcznego). Formuła automatycznie zaktualizuje odwołania do komórek, aby wskazać odniesienia do wydatków, przychodów i dat (jeśli są używane) z bieżącego wiersza i odniesienie salda z wiersza nad bieżącym wierszem.
Krok 9. Zapisz arkusz kalkulacyjny
Nadaj arkuszowi kalkulacyjnemu opisową nazwę, na przykład „Śledzenie wydatków.xls” lub „Budżet osobisty.xls”. Podobnie jak w przypadku arkusza kalkulacyjnego budżetu opartego na szablonie, możesz chcieć dołączyć swoje imię i nazwisko oraz rok w nazwie pliku. (Ponownie zwróć uwagę, że cudzysłowy są używane tylko do pokazywania nazw przykładów i nie należy ich wpisywać. Nie wpisujesz również przyrostka pliku; program Excel udostępnia go za Ciebie.)
Excel 2003 i starsze zapisują pliki arkuszy kalkulacyjnych w starszym formacie „.xls”, podczas gdy Excel 2007 i 2010 zapisują arkusze kalkulacyjne w nowszym formacie „.xlsx” opartym na XML, ale mogą również odczytywać i zapisywać arkusze kalkulacyjne w starszym formacie „.xls”. Jeśli masz kilka komputerów i planujesz przechowywać ten arkusz kalkulacyjny na wszystkich, użyj starszego formatu, jeśli na którymś z Twoich komputerów jest zainstalowany program Excel 2003 lub starszy, oraz nowszego formatu, jeśli wszystkie komputery mają co najmniej Excel 2007
Wideo - Korzystając z tej usługi, niektóre informacje mogą być udostępniane YouTube
Porady
- Użyj opcji „Autouzupełnianie” w kategoriach wydatków i przychodów, aby zapewnić spójną pisownię.
- Aby odróżnić zapłacone rachunki od niezapłaconych, ale przewidywanych wydatków, możesz pogrubić lub pokolorować tekst zapłaconych rachunków lub użyć cieniowania komórek.
- Aby uniknąć przypadkowej zmiany nagłówka formuły lub kolumny, możesz chronić te komórki przed zmianami. Zaznacz komórki, które chcesz zmienić (datę, kategorię odbiorcy płatności, wartości wydatków, przychodów i notatek), odblokuj te komórki, a następnie zastosuj ochronę do całego arkusza kalkulacyjnego.
