Korzystanie z funkcji Autofiltr programu Microsoft Excel to szybki i prosty sposób sortowania większych ilości danych. Filtry obsługują różne kryteria sortowania danych. Aby rozpocząć, musisz wygenerować zbiór danych. Następnie pozostaje tylko wybrać cel i aktywować Autofiltr, naciskając przycisk „Filtr” znajdujący się na karcie „Dane” i dostosować filtr według własnych upodobań. Ten proces można opanować w kilka minut, ostatecznie zwiększając wydajność programu Excel.
Kroki
Część 1 z 2: Pierwsze kroki z Autofiltrem
Krok 1. Utwórz tabelę
Upewnij się, że Twoje dane mają nagłówki kolumn, aby określić dane poniżej. Nagłówek to miejsce, w którym zostanie umieszczony filtr i nie zostanie uwzględniony w sortowanych danych. Każda kolumna może mieć unikalny zestaw danych (np. data, ilość, nazwa itp.) i zawierać tyle wpisów, ile chcesz posortować.
Możesz zamrozić swoje nagłówki w miejscu, wybierając wiersz zawierający i przechodząc do "Widok> Zablokuj okienka". Pomoże to śledzić filtrowane kategorie w dużych zestawach danych
Krok 2. Wybierz wszystkie dane, które chcesz filtrować
Kliknij i przeciągnij, aby zaznaczyć wszystkie komórki, które chcesz uwzględnić w filtrze. Ponieważ AutoFilter jest, jak sama nazwa wskazuje, procesem automatycznym, nie można go używać do filtrowania nieciągłych kolumn. Wszystkie kolumny pomiędzy nimi będą filtrowane razem z nimi.
Krok 3. Aktywuj Autofiltr
Przejdź do zakładki „Dane”, a następnie naciśnij „Filtr”. Po aktywacji nagłówki kolumn będą miały przyciski rozwijane. Za pomocą tych przycisków możesz ustawić opcje filtrowania.
Krok 4. Wybierz kryteria filtrowania
Opcje filtrów mogą się różnić w zależności od typu danych w komórkach. Komórki tekstowe będą filtrować według zawartości tekstowej, podczas gdy komórki liczbowe będą miały filtry matematyczne. Istnieje kilka filtrów, które są wspólne dla obu. Gdy filtr jest aktywny, w nagłówku kolumny pojawi się mała ikona filtru.
- Sort Ascending: sortuje dane w porządku rosnącym na podstawie danych w tej kolumnie; liczby są sortowane 1, 2, 3, 4, 5 itd., a słowa są sortowane alfabetycznie, zaczynając od a, b, c, d, e itd.
- Sortuj malejąco: sortuje dane w porządku malejącym na podstawie danych w tej kolumnie; liczby są sortowane w odwrotnej kolejności 5, 4, 3, 2, 1 itd., a słowa są sortowane w odwrotnej kolejności alfabetycznej, e, d, c, b, a itd.
- Top 10: pierwsze 10 wierszy danych w arkuszu kalkulacyjnym lub pierwsze 10 wierszy danych z przefiltrowanego zaznaczenia
- Specyficzne warunki: Niektóre parametry filtrów można ustawić za pomocą logiki wartości, np. wartości filtrowania większe niż, mniejsze niż, równe, przed, po, pomiędzy, zawierające itp. Po wybraniu jednego z nich zostaniesz poproszony o wprowadzenie limitów parametrów (np. Po 01.01.2011 lub więcej niż 1000).
- Uwaga: filtrowane dane są ukryte, a NIE usuwane. Dzięki filtrowaniu nie stracisz żadnych danych.
Część 2 z 2: Dostosowywanie i dezaktywowanie autofiltra
Krok 1. Wykorzystaj niestandardowy Autofiltr do bardziej złożonego sortowania
Filtr niestandardowy pozwala na zastosowanie wielu filtrów przy użyciu logiki „i/lub”. Opcja "Niestandardowy filtr …" znajduje się na dole menu rozwijanego filtra i wyświetla osobne okno. Tutaj możesz wybrać maksymalnie dwie opcje filtrowania, a następnie wybrać przycisk "I" lub "Lub", aby filtry były wyłączne lub włączone.
Na przykład: kolumna zawierająca nazwiska może zostać przefiltrowana przez te zawierające „A” lub „B”, co oznacza, że pojawiliby się obaj Andrzej i Bob. Ale żaden z nich nie pojawiłby się w zestawie filtrów dla tych, które zawierają zarówno „A”, jak i „B”
Krok 2. Wyczyść filtry
Aby wyczyścić pojedynczy filtr, wybierz listę rozwijaną dla przefiltrowanej kolumny i wybierz "Wyczyść filtr z [nazwa]". Aby wyczyścić wszystkie filtry, wybierz dowolną komórkę w tabeli i przejdź do zakładki „Dane” i naciśnij „Wyczyść” (obok przełącznika Filtr).
Krok 3. Wyłącz Autofiltr
Jeśli chcesz całkowicie wyłączyć filtry, po prostu usuń zaznaczenie opcji Autofiltr, gdy tabela jest zaznaczona.
Porady
- Możesz zobaczyć, które nagłówki kolumn mają zastosowane do nich filtry, patrząc na przycisk menu rozwijanego. Jeśli strzałka na przycisku jest niebieska, oznacza to, że zastosowano filtr w tym menu. Jeśli strzałka na przycisku jest czarna, oznacza to, że filtr w tym menu nie został zastosowany.
- Autofiltr rozmieszcza dane w pionie, co oznacza, że opcje filtrowania można stosować tylko do nagłówków kolumn, ale nie do wierszy. Jednak wprowadzając kategorie dla każdego wiersza, a następnie filtrując tylko tę kolumnę, możesz uzyskać ten sam efekt.
- Filtr nie będzie działał poza pustymi komórkami, jeśli pozostawisz puste komórki.
- Utwórz kopię zapasową danych przed użyciem Autofiltru. Chociaż Autofiltr można wyłączyć, wszelkie zmiany wprowadzone w danych mogą nadpisać istniejące informacje.
Ostrzeżenia
- Filtrując dane nie usuwasz wierszy, tylko je ukrywasz. Ukryte wiersze można odkryć, wybierając wiersz nad i pod ukrytym wierszem, klikając je prawym przyciskiem myszy i wybierając „Odkryj”.
- Często zapisuj zmiany, chyba że masz kopię zapasową danych i nie planujesz nadpisywać danych.
