Tabele przestawne to interaktywne tabele, które pozwalają użytkownikowi grupować i podsumowywać duże ilości danych w zwięzłym formacie tabelarycznym, co ułatwia raportowanie i analizę. Mogą sortować, liczyć i sumować dane i są dostępne w różnych programach do obsługi arkuszy kalkulacyjnych. Excel umożliwia łatwe tworzenie tabel przestawnych poprzez przeciąganie i upuszczanie odpowiednich informacji w odpowiednich polach. Następnie możesz filtrować i sortować dane, aby znaleźć wzorce i trendy.
Kroki
Część 1 z 3: Budowanie tabeli przestawnej
Krok 1. Załaduj arkusz kalkulacyjny, z którego chcesz utworzyć tabelę przestawną
Tabela przestawna umożliwia tworzenie wizualnych raportów danych z arkusza kalkulacyjnego. Możesz wykonywać obliczenia bez konieczności wprowadzania formuł lub kopiowania komórek. Do utworzenia tabeli przestawnej potrzebny będzie arkusz kalkulacyjny z kilkoma wpisami.
Możesz również utworzyć tabelę przestawną w programie Excel przy użyciu zewnętrznego źródła danych, takiego jak Access. Możesz wstawić tabelę przestawną w nowym arkuszu kalkulacyjnym Excel
Krok 2. Upewnij się, że Twoje dane spełniają wymagania tabeli przestawnej
Tabela przestawna nie zawsze jest odpowiedzią, której szukasz. Aby skorzystać z funkcji tabeli przestawnej, arkusz kalkulacyjny powinien spełniać kilka podstawowych kryteriów:
- Twój arkusz kalkulacyjny powinien zawierać co najmniej jedną kolumnę ze zduplikowanymi wartościami. Oznacza to po prostu, że co najmniej jedna kolumna powinna mieć powtarzające się dane. W przykładzie omówionym w następnej sekcji kolumna „Typ produktu” zawiera dwa wpisy: „Stół” lub „Krzesło”.
- Powinna zawierać informacje liczbowe. To właśnie zostanie porównane i zsumowane w tabeli. W przykładzie w następnej sekcji kolumna „Sprzedaż” zawiera dane liczbowe.
Krok 3. Uruchom kreatora tabeli przestawnej
Kliknij kartę „Wstaw” u góry okna programu Excel. Kliknij przycisk „Tabela przestawna” po lewej stronie wstążki Wstaw.
Jeśli używasz programu Excel 2003 lub starszego, kliknij przycisk Dane i wybierz Raport w formie tabeli przestawnej i wykresu przestawnego…
Krok 4. Wybierz dane, których chcesz użyć
Domyślnie Excel wybierze wszystkie dane w aktywnym arkuszu kalkulacyjnym. Możesz kliknąć i przeciągnąć, aby wybrać określoną część arkusza kalkulacyjnego, lub ręcznie wpisać zakres komórek.
Jeśli korzystasz z zewnętrznego źródła danych, kliknij opcję „Użyj zewnętrznego źródła danych” i kliknij Wybierz połączenie…. Wyszukaj połączenie z bazą danych zapisane na Twoim komputerze
Krok 5. Wybierz lokalizację swojej tabeli przestawnej
Po wybraniu zakresu, wybierz opcję lokalizacji w tym samym oknie. Domyślnie program Excel umieści tabelę w nowym arkuszu, umożliwiając przełączanie się tam iz powrotem, klikając karty u dołu okna. Możesz także umieścić tabelę przestawną na tym samym arkuszu, co dane, co pozwala wybrać komórkę, którą chcesz umieścić.
Gdy jesteś zadowolony z dokonanych wyborów, kliknij OK. Twoja tabela przestawna zostanie umieszczona, a interfejs się zmieni
Część 2 z 3: Konfiguracja tabeli przestawnej
Krok 1. Dodaj pole wiersza
Tworząc tabelę przestawną, zasadniczo sortujesz dane według wierszy i kolumn. To, co dodasz, decyduje o strukturze tabeli. Przeciągnij pole z Listy pól po prawej stronie do sekcji Pola wierszy tabeli przestawnej, aby wstawić informacje.
- Na przykład Twoja firma sprzedaje dwa produkty: stoły i krzesła. Masz arkusz kalkulacyjny z liczbą (Sprzedaż) każdego produktu (Typ produktu) sprzedanego w Twoich pięciu sklepach (Sklep). Chcesz zobaczyć, ile każdego produktu sprzedaje się w każdym sklepie.
- Przeciągnij pole Sklep z listy pól do sekcji Pola wierszy tabeli przestawnej. Pojawi się lista Twoich sklepów, każdy w osobnym wierszu.
Krok 2. Dodaj pole kolumny
Podobnie jak wiersze, kolumny umożliwiają sortowanie i wyświetlanie danych. W powyższym przykładzie pole Store zostało dodane do sekcji Pola wierszy. Aby zobaczyć, ile sprzedano każdego typu produktu, przeciągnij pole Typ produktu do sekcji Pola kolumn.
Krok 3. Dodaj pole wartości
Teraz, gdy masz już określoną organizację, możesz dodać dane, które mają być wyświetlane w tabeli. Kliknij i przeciągnij pole Sprzedaż do sekcji Pola wartości w tabeli przestawnej. W tabeli zobaczysz informacje o sprzedaży obu produktów w każdym ze sklepów, z kolumną Suma po prawej stronie.
W przypadku wszystkich powyższych kroków możesz przeciągnąć pola do odpowiednich pól poniżej listy Pola po prawej stronie okna zamiast przeciągać je do tabeli
Krok 4. Dodaj wiele pól do sekcji
Tabele przestawne umożliwiają dodawanie wielu pól do każdej sekcji, co pozwala na bardziej szczegółową kontrolę nad sposobem wyświetlania danych. Korzystając z powyższego przykładu, powiedzmy, że robisz kilka rodzajów stołów i kilka rodzajów krzeseł. Twój arkusz kalkulacyjny zawiera informacje o tym, czy przedmiot to stół czy krzesło (Typ produktu), ale także dokładny model sprzedawanego stołu lub krzesła (Model).
Przeciągnij pole Model do sekcji Pola kolumn. Kolumny będą teraz wyświetlać podział sprzedaży według modelu i ogólnego typu. Możesz zmienić kolejność wyświetlania tych etykiet, klikając przycisk strzałki obok pola w polach w prawym dolnym rogu okna. Wybierz „Przesuń w górę” lub „Przesuń w dół”, aby zmienić kolejność
Krok 5. Zmień sposób wyświetlania danych
Możesz zmienić sposób wyświetlania wartości, klikając ikonę strzałki obok wartości w polu Wartości. Wybierz „Ustawienia pola wartości”, aby zmienić sposób obliczania wartości. Na przykład możesz wyświetlić wartość jako procent zamiast sumy lub uśrednić wartości zamiast ich sumować.
Możesz wielokrotnie dodać to samo pole do pola Wartość, aby to wykorzystać. W powyższym przykładzie wyświetlana jest suma sprzedaży dla każdego sklepu. Dodając ponownie pole Sprzedaż, możesz zmienić ustawienia wartości, aby pokazać drugą sprzedaż jako procent całkowitej sprzedaży
Krok 6. Poznaj sposoby manipulowania wartościami
Zmieniając sposoby obliczania wartości, masz do wyboru kilka opcji w zależności od potrzeb.
- Suma - jest to wartość domyślna dla pól wartości. Excel zsumuje wszystkie wartości w wybranym polu.
- Count - zlicza komórki zawierające dane w wybranym polu.
- Średnia - przyjmie średnią wszystkich wartości w wybranym polu.
Krok 7. Dodaj filtr
Obszar „Filtr raportu” zawiera pola, które umożliwiają przeglądanie podsumowań danych wyświetlanych w tabeli przestawnej przez filtrowanie zestawów danych. Pełnią rolę filtrów raportu. Na przykład ustawienie pola Sklep jako filtru zamiast etykiety wiersza pozwoli Ci wybrać każdy sklep, aby zobaczyć indywidualne sumy sprzedaży lub zobaczyć wiele sklepów jednocześnie.
Część 3 z 3: Korzystanie z tabeli przestawnej
Krok 1. Sortuj i filtruj swoje wyniki
Jedną z kluczowych funkcji tabeli przestawnej jest możliwość sortowania wyników i wyświetlania dynamicznych raportów. Każdą etykietę można sortować i filtrować, klikając przycisk strzałki w dół obok nagłówka etykiety. Następnie możesz posortować listę lub przefiltrować ją, aby wyświetlić tylko określone wpisy.
Krok 2. Zaktualizuj swój arkusz kalkulacyjny
Twoja tabela przestawna zostanie automatycznie zaktualizowana po zmodyfikowaniu podstawowego arkusza kalkulacyjnego. Może to być świetne do monitorowania arkuszy kalkulacyjnych i śledzenia zmian..
Krok 3. Zmień swoją tabelę przestawną
Tabele przestawne umożliwiają niezwykle łatwą zmianę lokalizacji i kolejności pól. Spróbuj przeciągnąć różne pola do różnych lokalizacji, aby uzyskać tabelę przestawną, która dokładnie odpowiada Twoim potrzebom.
W tym miejscu tabela przestawna otrzymuje swoją nazwę. Przenoszenie danych do różnych lokalizacji jest znane jako „obracanie”, ponieważ zmieniasz kierunek wyświetlania danych
Krok 4. Utwórz wykres przestawny
Możesz użyć wykresu przestawnego, aby wyświetlić dynamiczne raporty wizualne. Wykres przestawny można utworzyć bezpośrednio z ukończonej tabeli przestawnej, dzięki czemu proces tworzenia wykresu jest bardzo prosty.
Porady
- Jeśli używasz polecenia Importuj dane z menu Dane, masz więcej opcji importowania danych, począwszy od połączeń z bazą danych Office, plików Excel, baz danych Access, plików tekstowych, ODBC DSN, stron internetowych, OLAP i XML/XSL. Następnie możesz używać swoich danych tak, jak listy programu Excel.
- Jeśli używasz Autofiltru (w sekcji „Dane”, „Filtr”), wyłącz to podczas tworzenia tabeli przestawnej. Po utworzeniu tabeli przestawnej można ją ponownie włączyć.