Firmy zatrudniają specjalistów ds. zasobów ludzkich, którzy zajmują się wszystkim, od płac i kwestii związanych z polityką po skargi prawne. Jeśli masz pytanie prawne lub dotyczące zasad albo poważny problem z jednym ze współpracowników, być może będziesz musiał skontaktować się z przedstawicielem w dziale zasobów ludzkich. Zasoby ludzkie mogą być również pierwszym działem, z którym kontaktujesz się w danej firmie. Dobrym pomysłem jest rozpoczęcie tej rozmowy od prostego, formalnego e-maila wprowadzającego osobę do konkretnego problemu.
Kroki
Metoda 1 z 3: Pisanie i wysyłanie wiadomości e-mail
Krok 1. Zaadresuj swój e-mail do właściwej osoby
Sprawdź katalog zasobów ludzkich i sprawdź, czy jest osoba wyznaczona do obsługi rodzaju problemu, który chcesz rozwiązać. W firmie może również istnieć punkt kontaktowy przypisany do Twojego działu. Jeśli obawiasz się, że Twój problem zostanie potraktowany poważnie, możesz również skontaktować się bezpośrednio z kierownikiem działu kadr.
Dokładnie sprawdź, czy w wiadomości e-mail jest adresowana tylko osoba, z którą chcesz się skontaktować. Zwłaszcza jeśli jest to sprawa prywatna lub delikatna, nie chcesz przypadkiem wysłać jej do niewłaściwej osoby. Zachowaj szczególną ostrożność, aby usunąć wszelkie listy, które mogłyby wysłać wiadomość e-mail do określonej grupy pracowników
Krok 2. Napisz konkretny wiersz tematu wskazujący, że potrzebne jest działanie
Jasny wiersz tematu informujący zarówno o Twoim problemie, jak i o stopniu pilności, który mu przypisujesz, pomoże działom ludzkim określić priorytet Twojego problemu. Jeśli pozostawisz tę linię pustą lub niejasną, Twoja korespondencja może zostać pochowana w czyjejś skrzynce odbiorczej.
Użyj wierszy takich jak: „Problem prawny – Wymagane działanie”, „Zmiana sytuacji osobistych – Wymagana natychmiastowa uwaga”, „Pilne pytanie dotyczące zasad” lub „Ostatnia rozmowa kwalifikacyjna – Dziękujemy”
Krok 3. Użyj formalnych zwrotów grzecznościowych na początku i na końcu e-maila
Chcesz na początku tej rozmowy nadać formalny i profesjonalny ton. Dzięki temu zasoby ludzkie będą wiedziały, że traktujesz problem poważnie. Nawet jeśli znasz przedstawiciela osobiście, pamiętaj, że jest to dyskusja zawodowa, a nie tylko przyjacielska.
Zacznij od słowa „Kochanie [pełne imię i nazwisko przedstawiciela]” i zakończ słowami „Z poważaniem” lub „Dziękuję za poświęcony czas, [Twoje imię i nazwisko]”
Krok 4. Napisz jasną, bezpośrednią i konkretną treść
Staraj się, aby zdania były krótkie i na temat. Nie podawaj więcej informacji, niż jest to konieczne, ponieważ nie chcesz, aby czytelnik ugrzązł w wiadomości e-mail. Nie podawaj żadnych szczegółów, które mogłyby zmylić zasoby ludzkie w związku z Twoim problemem. Skomplikowane szczegóły możesz zaadresować osobiście.
Krok 5. Dokładnie opisz problem
Wyjaśnij dokładną naturę swojego problemu. Podaj oś czasu, kiedy problem się zaczął lub zacznie. Wyjaśnij, czy uważasz, że jest to problem prawny, czy problem, który może rozwiązać sama firma.
Jeśli kontaktujesz się z działem zasobów ludzkich, aby zapytać o możliwości pracy, nie wprowadzisz problemu. Raczej przedstaw się i wyjaśnij swój przeszły kontakt z firmą. Jasno określ, jakich działań oczekujesz lub chciałbyś, aby wykonał je przedstawiciel
Krok 6. Zwróć uwagę, czy masz dokumentację swojego problemu
Zasoby ludzkie będą chciały od razu wiedzieć, jak rozwiązywać problemy prawne lub polityczne. Twoja dokumentacja może wpłynąć na ich odpowiedź, ponieważ pomoże wyjaśnić zarówno powagę problemu, jak i konsekwencje prawne, jakie może napotkać dany pracownik. Poinformuj swojego przedstawiciela o wszelkich „dowodach”, które posiadasz, i zaoferuj, że przyniesie je na osobiste spotkanie.
- Jeśli to możliwe, będziesz potrzebować dowodu na jakiekolwiek problemy prawne, aby przedstawić działowi zasobów ludzkich. Niestety większość działów zasobów ludzkich będzie próbowała chronić firmę, jeśli będzie to możliwe.
- Jeśli doświadczasz nękania lub dyskryminacji, zapisuj daty incydentów i zapisuj wszelką korespondencję pisemną, która zawiera obraźliwy język.
- Zachowaj zarówno elektroniczne, jak i papierowe kopie wszelkiej dokumentacji, którą przekazujesz działowi zasobów ludzkich. Oryginał należy zachować, a kopie dostarczyć działowi kadr.
Krok 7. Wyjaśnij, co zrobiłeś, aby rozwiązać problem
Być może próbowałeś już rozwiązać ten problem, zanim skontaktowałeś się z działem kadr. Być może rozmawiałeś ze swoim szefem lub współpracownikiem, a nawet powiadomiłeś ich, że będziesz kontaktować się z działem kadr. Przedstawiciel doceni posiadanie tych informacji, ponieważ pomoże im to zrozumieć, kto jest już świadomy problemu.
W przypadku zmieniających się okoliczności osobistych komunikacja ta może wydawać się mniej formalna. Na przykład, jeśli wybierasz się na urlop macierzyński lub ojcowski, prawdopodobnie poinformowałeś już swojego szefa o swoim statusie i po prostu korzystasz z zasobów ludzkich
Krok 8. Poproś o spotkanie osobiste
Spotkanie, podczas którego siedzisz twarzą w twarz ze swoim przedstawicielem, pomoże ci szczegółowo omówić problem. Zapewni to przedstawicielowi możliwość zadawania wszelkich pytań uzupełniających lub wyjaśniających. Twój e-mail to idealne miejsce na rozpoczęcie planowania tego krytycznego spotkania. Poinformuj ich o blokach w swoim harmonogramie i poproś o odpowiednie zaplanowanie.
Krok 9. Upewnij się, że podane są Twoje dane kontaktowe
Zasoby ludzkie mogą chcieć skontaktować się z Tobą telefonicznie, więc podaj kilka metod kontaktu na dole wiadomości e-mail. Informacje te mogą znajdować się bezpośrednio pod Twoim imieniem i nazwiskiem po wylogowaniu się z korespondencji. Dokładnie sprawdź poprawność podanych numerów telefonów i e-maili.
Krok 10. Edytuj swój e-mail pod kątem literówek, błędów ortograficznych i gramatycznych
Większość usług poczty e-mail oferuje usługę sprawdzania pisowni. Następnie przeczytaj swój e-mail, aby wyłapać błędy gramatyczne, brakujące słowa i problemy z jasnością.
Metoda 2 z 3: Kontynuacja wysłanej wiadomości e-mail
Krok 1. Podziękuj działowi ludzkiemu za każdą odpowiedź, którą wyślą
Po pierwsze, podziękuj przedstawicielowi za poświęcenie czasu na zapoznanie się z Twoją sprawą, ponieważ to natychmiast nada Twojej rozmowie ton uprzejmości. Pamiętaj, aby szybko odpowiadać na wszelkie odpowiedzi wysłane przez dział kadr. Wskazuje to, że nadal niepokoisz się problemem, a także powinno komunikować chęć rozwiązania go raczej wcześniej niż później.
Krok 2. Zorganizuj wszelkie niezbędne materiały na osobiste spotkanie
Przygotuj się do spotkania, tworząc specjalny folder zawierający wszelkie dokumenty, które planujesz przynieść. Jeśli masz pytanie dotyczące zasad, weź ze sobą podręcznik pracownika z zakładkami dotyczącymi konkretnych zasad. Pomoże to w sprawnym przebiegu spotkania po przyjeździe.
Krok 3. Rozważ zatrudnienie radcy prawnego, jeśli poruszasz kwestie prawne
Jeśli martwisz się o ochronę przed wszelkimi działaniami, które firma może podjąć przeciwko Tobie, porozmawiaj z prawnikiem. Mogą udzielić Ci informacji o Twoich prawach, a Ty możesz zdecydować się na przyprowadzenie ich na jakiekolwiek osobiste spotkania. Możesz poinformować zasoby ludzkie o swoich planach zatrudnienia prawnika, jeśli zdecydujesz się pójść tą drogą.
Upewnij się, że znasz koszty związane z zatrudnieniem prawnika. Większość będzie kosztowna, więc musisz rozważyć te kwestie budżetowe z potrzebą ochrony prawnej
Krok 4. Wyślij e-mail po raz drugi, jeśli czekałeś tydzień bez odpowiedzi
Tydzień jest zazwyczaj uważany za odpowiedni czas oczekiwania przed wysłaniem kolejnej wiadomości e-mail. Jeśli masz do czynienia ze szczególnie pilnym problemem, możesz wysłać wiadomość uzupełniającą po 24 godzinach. Zamiast martwić się, że dręczysz swojego przedstawiciela, pamiętaj, że ma on wiele obowiązków. Mogą potrzebować przypomnienia, że jesteś jednym z nich.
Metoda 3 z 3: Decydowanie, czy skontaktować się z HR
Krok 1. Rozwiąż problem samodzielnie, jeśli możesz
Jeśli masz prosty i niezgodny z prawem problem, który nie jest związany z polityką firmy, możesz rozwiązać go samodzielnie. Jeśli to możliwe, omów problem ze swoim szefem lub współpracownikami, aby rozwiązać problem z nimi. Zasoby ludzkie docenią znajomość wszelkich kroków, jakie podjąłeś, aby znaleźć rozwiązanie, zanim do nich przyjedziesz.
Jeśli na przykład czujesz, że twój szef planuje ci zbyt wiele weekendów, najpierw porozmawiaj ze swoim szefem. Nie chcesz też iść do działu zasobów ludzkich z niekrytyczną skargą typu „Nie podoba mi się moja przestrzeń biurowa”
Krok 2. Przejrzyj podręcznik dla pracowników, aby sprawdzić zasady firmy
Możesz mieć wrażenie, że naruszasz zasady firmy. Zanim skontaktujesz się z działem kadr, przeczytaj ponownie szczegółowe zasady dotyczące Twojego problemu. Będziesz chciał móc przytaczać te przykłady we wszelkich dyskusjach, które prowadzisz z zasobami ludzkimi.
Na przykład, jeśli obawiasz się, że nie masz wystarczającej liczby przerw w godzinach pracy, sprawdź pisemne zasady dotyczące czasu przerw. Możliwe, że Twoja firma ma tylko nieformalną, a nie skodyfikowaną politykę przerw, co oznacza, że zasoby ludzkie nie mogą wiele zrobić, aby pomóc Ci w oficjalnym charakterze
Krok 3. Natychmiast skontaktuj się z działem kadr, jeśli jesteś nękany w pracy
Nie wahaj się skontaktować, jeśli doświadczasz jakiegokolwiek molestowania werbalnego, fizycznego lub seksualnego z dowolnego źródła w pracy. Jesteś prawnie chroniony przed tego rodzaju zachowaniem, a zasoby ludzkie są zobowiązane do pomocy i ochrony.
Nie oczekuj jednak, że zasoby ludzkie mogą prowadzić nieoficjalne rozmowy na te tematy. Gdy to zgłosisz, są zobowiązani do działania
Krok 4. Skontaktuj się z działem kadr, jeśli Twoja osobista sytuacja się zmienia
Zasoby ludzkie mogą pomóc Ci zaplanować nadchodzące zmiany w Twojej sytuacji w pracy, na przykład przygotowując się do urlopu macierzyńskiego. Będą w stanie zapewnić, że otrzymasz wszystkie świadczenia i ubezpieczenie. Mogą również skontaktować się z osobami w firmie, które muszą zostać poinformowane o zmieniających się okolicznościach.
Krok 5. Skontaktuj się z działem kadr, jeśli potrzebujesz ochrony rządowej
W pracy mogą zaistnieć pewne sytuacje, które uprawniają Cię do ochrony lub odszkodowania od rządu. Jeśli na przykład doznasz obrażeń w pracy, zasoby ludzkie mogą pomóc w koordynowaniu pokrycia kosztów leczenia.
Będzie to prawdopodobnie wymagało wypełnienia dokumentacji z zasobami ludzkimi, więc przygotuj się na ten proces
Krok 6. Skontaktuj się z działem kadr, jeśli chcesz uzyskać dostęp do szkolenia zawodowego
Mogą być dostępne programy szkoleniowe lub mentorskie, które pozwolą Ci awansować w Twojej firmie. Zasoby ludzkie mogą dostarczyć Ci wszelkich niezbędnych informacji na temat tych opcji i ewentualnie skoordynować Twoje wejście do tych programów. To może być świetna okazja, aby przenieść swoją karierę na wyższy poziom.
Krok 7. Poproś zasoby ludzkie o pomoc w niezbędnym zakwaterowaniu
Zasoby ludzkie mogą również pomóc w zaspokojeniu wszelkich indywidualnych potrzeb, jakie możesz mieć w pracy. Twoje środowisko pracy powinno zawierać zasoby, które pozwolą Ci cieszyć się takimi samymi szansami na odniesienie sukcesu, jak każdy inny pracownik.
Jeśli czujesz, że nie ma odpowiednich zasobów dla osób niepełnosprawnych, na przykład, zasoby ludzkie rozwiążą ten problem. Departament może również współpracować z Tobą, aby zapewnić wyznaczone miejsce dla matek karmiących
Krok 8. Sięgnij po zasoby ludzkie, jeśli szukasz pracy
Czasami kontakt z przedstawicielem działu kadr w konkretnej firmie może pozwolić na otrzymanie informacji o aktualnych ofertach pracy lub możliwości nieformalnych, „informacyjnych” rozmów z obecnymi pracownikami. Możesz również skontaktować się z działem kadr, aby podziękować za ostatnią rozmowę kwalifikacyjną z ich firmą.
Jeśli nie otrzymasz odpowiedzi po tygodniu, możesz wysłać jednego e-maila uzupełniającego. Potem może być konieczne zwolnienie tej firmy
Krok 9. Unikaj kontaktowania się z zasobami ludzkimi z osobistymi skargami
Pamiętaj, że zasoby ludzkie najpierw pracują dla firmy, więc nie są to ludzie, do których należy się udać, jeśli chcesz się po prostu dać upust. Chociaż absolutnie nie powinieneś unikać zgłaszania jakichkolwiek sytuacji, które sprawiają, że czujesz się niekomfortowo lub dyskryminowany, uważaj, aby rozróżnić problemy, które mogą być po prostu irytujące lub małostkowe, od poważniejszych problemów prawnych.
