Czy boisz się, że Twój PowerPoint uśpi publiczność? Albo że zaczniesz prezentację tylko po to, by zdać sobie sprawę, że połowa slajdów jest bezcelowa? Prawdopodobnie przebrnąłeś przez sporą część nudnych prezentacji PowerPoint, a teraz jesteś zdecydowany, że Twoja prezentacja będzie lepsza. Dzięki kilku prostym poprawkom możesz mieć skuteczny PowerPoint, który Twoi odbiorcy uznają za pomocny i angażujący.
Kroki
Metoda 1 z 4: Tworzenie treści
Krok 1. Napisz swoje przemówienie, zanim zaczniesz tworzyć PowerPoint
Trudno zrobić prezentację, jeśli nie wiesz, co zamierzasz powiedzieć. Przeprowadź burzę mózgów, co zamierzasz powiedzieć i podziel to na kawałki. Następnie sporządź dla siebie zarys lub zanotuj notatki. Możesz nawet stworzyć krótki scenariusz.
Użyj konspektu lub notatek, aby zdecydować, co należy uwzględnić na slajdach
Krok 2. Dostosuj informacje do swoich odbiorców
Prawdopodobnie stworzysz bardzo różne prezentacje dla klasy uczniów szkół średnich w porównaniu do grupy menedżerów biznesowych, nawet jeśli temat jest ten sam. Podczas pisania slajdów weź pod uwagę średni wiek i pochodzenie odbiorców. Przedstaw swoje pomysły w sposób, który będzie dla nich łatwo przyswajalny.
- Jeśli Twoi odbiorcy będą mieli mniej podstawowej wiedzy na Twój temat, unikaj używania żargonu i poświęć trochę więcej czasu na wyjaśnianie pojęć, które muszą zrozumieć.
- Jeśli rozmawiasz z ludźmi, którzy dużo wiedzą na Twój temat, prawdopodobnie nie musisz podawać tak dużego tła i możesz być w porządku, używając zwykłego żargonu.
- W przypadku odbiorców o mieszanym pochodzeniu możesz podać trochę podstawowych informacji, jeśli to konieczne, ale możesz ograniczyć je do minimum, aby bardzo dobrze poinformowani członkowie publiczności nie byli znudzeni.
Krok 3. Uwzględnij tylko niezbędne informacje, aby poprawić czytelność
Prawdopodobnie chcesz dostarczyć swoim odbiorcom jak najwięcej informacji, ale będą mieli trudności z czytaniem slajdów wypełnionych tekstem. Nie martw się o pisanie pełnych zdań lub wyliczanie każdego szczegółu. Po prostu uwzględnij najważniejsze informacje, takie jak główne punkty, dane i kluczowe pojęcia.
- Załóżmy, że przedstawiasz prezentację wyjaśniającą wyniki ankiety przeprowadzonej w lokalnym parku. Twój slajd może zawierać wypunktowania, które mówią: „Ankieta przeprowadzona w ciągu 3 miesięcy”, „Włącznie tylko dorośli”, „62% chce nowego sprzętu na plac zabaw” i „32% chce zainstalować podkładkę”.
- Twoja prezentacja nie powinna zawierać wszystkiego, co planujesz powiedzieć.
Krok 4. Ogranicz się do 5 wierszy tekstu na slajd z maksymalnie 6-8 słowami na wiersz
Chcesz, aby publiczność słuchała tego, co mówisz, a nie czytała akapity informacji na slajdach. Najdłuższe slajdy powinny mieć 5 wierszy, a większość slajdów zawiera od 2 do 4 wierszy tekstu. Starannie dobieraj słowa, aby widzowie widzieli tylko to, co powinni zapamiętać z Twojej prezentacji.
Oznacza to, że slajdy nie powinny zawierać więcej niż 40 słów
Metoda 2 z 4: Projektowanie prezentacji
Krok 1. Zastosuj spójny szablon o minimalistycznej kolorystyce
Nie stresuj się zbytnio swoim tematem. Nie potrzebujesz skomplikowanej palety kolorów ani unikalnego projektu, aby stworzyć wciągający PowerPoint. Większość ludzi lubi prosty format, który nie męczy wzroku. Wybierz szablon, który zawiera 2-3 kolory i prosty wzór.
- Gdy otworzysz nową prezentację PowerPoint, karta szablonów otworzy się automatycznie. Możesz wybrać polecany szablon lub wyszukać określony styl. Najlepiej ustawić szablon, zanim zrobisz cokolwiek innego, ponieważ zmiana szablonu może zmienić położenie istniejącego tekstu i obrazów.
- Na przykład możesz wybrać szablon, który ma prostą ramkę i używa schematu kolorów czarno-żółtego lub bordowo-białego. Jeśli reprezentujesz organizację, możesz użyć ich kolorów.
- Prezentacje programu PowerPoint są zazwyczaj w orientacji poziomej, więc zazwyczaj najlepiej nie przełączać orientacji slajdu na pionową.
Krok 2. Wybierz kontrastujące kolory tła i tekstu, aby zapewnić czytelność
Wybranie niewłaściwych kolorów może sprawić, że slajdy będą trudne do odczytania. Jeśli tło ma ciemny kolor, wybierz jasny kolor czcionki. Jeśli używasz jasnego koloru tła, wybierz ciemną czcionkę. Użyj tych samych kolorów na wszystkich slajdach.
- Zwykle można używać domyślnych kolorów wybranego motywu. Możesz jednak zdecydować się na ich zmianę, jeśli tekst zleje się z tłem.
- Możesz zmienić kolory za pomocą pola kolorów na pasku narzędzi u góry ekranu.
- Na przykład możesz użyć białego tekstu na bordowym tle lub czarnego tekstu na białym tle. Ogólnie rzecz biorąc, jasny tekst na ciemnym tle jest najłatwiejszy do odczytania.
- Zawsze używaj jednolitego tła. Wydruki i projekty mogą wyglądać ładnie, ale utrudniają odbiorcom czytanie tekstu.
- Nigdy nie używaj razem czerwonego i zielonego lub niebieskiego i żółtego razem, ponieważ osoby nierozróżniające kolorów nie będą w stanie przeczytać materiału.
Krok 3. Wybierz wyraźną, czytelną czcionkę dla nagłówków i tekstu podstawowego
W całej prezentacji można używać jednej czcionki, ale możesz preferować użycie czcionki nagłówka dla tytułów slajdów i czcionki tekstu dla informacji w treści slajdów. Oprzyj się jednak pokusie używania wielu czcionek do różnych rodzajów informacji, ponieważ może to sprawić, że prezentacja będzie wyglądać nieprofesjonalnie i zdezorientować publiczność.
- Podobnie jak w przypadku kolorów, możesz zdecydować się na użycie domyślnych czcionek, które są dostarczane z wybranym motywem. Upewnij się jednak, że rozmiar czcionki nie jest zbyt mały.
- Zobaczysz menu rozwijane dla stylu i rozmiaru czcionki wzdłuż paska narzędzi u góry ekranu. Kliknij menu, aby wybrać żądany styl i rozmiar.
- Czcionki bezszeryfowe, takie jak Arial i Helvetica, są najłatwiejsze do odczytania w pokazie slajdów, więc są świetną opcją. Możesz użyć Arial do swoich tytułów i Helvetica do tekstu podstawowego.
- Nie używaj zabawnych lub głupich czcionek, takich jak Comic Sans. Mogą zmniejszyć skuteczność PowerPointa, podważając treść wiadomości.
Krok 4. Ustaw czcionkę między 24 pt a 48 pt, aby była widoczna
Kiedy patrzysz na prezentację na ekranie komputera, mała czcionka wygląda świetnie. Jednak po wyświetleniu prezentacji na ekranie ta czcionka może być zbyt mała, aby większość odbiorców ją przeczytała. Zawsze ustawiaj czcionkę na co najmniej 24 pkt, aby inni mogli zobaczyć Twój tekst, i używaj tego samego rozmiaru czcionki dla wszystkich slajdów.
- Aby sprawdzić, czy czcionka jest wystarczająco duża, stań około 6 stóp (1,8 m) od monitora komputera i sprawdź, czy możesz odczytać czcionkę.
- Zastanów się, ile osób będzie wśród odbiorców podczas ustawiania czcionki. Jeśli prowadzisz prezentację w małej sali konferencyjnej, czcionka 24 pt prawdopodobnie będzie wyglądać świetnie. Jeśli jednak prezentujesz w dużym audytorium, może być konieczne użycie czcionki 48 pt.
Krok 5. Wyrównaj tekst do lewej, aby był łatwy do odczytania
Chociaż nie ma reguły, że nie można wyśrodkować tekstu, zazwyczaj łatwiej jest odbiorcom czytać tekst, jeśli jest on wyrównany do lewej. W ten sposób wypunktowania będą się układać w równych proporcjach. Jeśli chcesz, aby tekst znajdował się na środku strony, po prostu zmniejsz rozmiar pola tekstowego i użyj myszy, aby przesunąć pole na środku slajdu.
Możesz także wypełnić puste miejsce na slajdzie obrazem
Krok 6. Użyj pogrubionego lub powiększonego tekstu w tytułach lub kluczowych faktach
Można to pominąć, ale możesz mieć pewne punkty lub dane, które chcesz podkreślić w swojej prezentacji. Jeśli tak, pogrub ten tekst lub lekko go powiększ, aby się wyróżniał. Tylko pamiętaj, aby używać tego w minimalnym stopniu, aby odbiorcy zrozumieli, że wyróżniony tekst jest ważny.
- Jako przykład możesz pogrubić wszelkie statystyki, których używasz w swojej prezentacji. Możesz napisać: „Do 64% uczniów poprawiło swoje wyniki testów.”
- Podobnie możesz użyć go do podkreślenia konkretnych sformułowań, takich jak „Większość Bardzo zadowolony z usługami parkowymi.”
Krok 7. Wybierz podstawowe przejście slajdów, które nie rozprasza
Masz do wyboru tak wiele zabawnych przejść i możesz ulec pokusie, aby slajdy wleciały, zniknęły lub przekręciły się, gdy klikniesz na następny slajd. Jednak po kilku slajdach publiczność uważa to za irytujące i może odwracać uwagę od wiadomości. Zamiast tego wybierz jedno, proste przejście, aby przejść ze slajdu do slajdu.
- Możesz wybierać i zmieniać przejścia, klikając kartę przejść u góry ekranu. Po otwarciu menu kliknij przejście, które chcesz zobaczyć, aby zobaczyć podgląd.
- Przejście zanikania to świetna opcja. Gdy klikniesz na następny slajd, Twoja bieżąca strona zniknie, aby odsłonić nowy slajd.
- Możesz także wypróbować przejście okładki, w którym nowy slajd wydaje się przesuwać przed starym slajdem.
Krok 8. Ogranicz animacje i efekty dźwiękowe, aby uzyskać bardziej profesjonalny wygląd
Prawdopodobnie widziałeś prezentacje, w których słowa odbijały się na ekranie lub dzwonił dzwonek, gdy zmieniał się slajd. Jednak Twoja prezentacja będzie bardziej efektywna, jeśli zachowasz prosty projekt. Używaj tych funkcji tylko wtedy, gdy chcesz wyróżnić konkretny slajd lub informację.
Możesz użyć animacji na jednym slajdzie, który jest bardzo ważny dla Twojej prezentacji. Na przykład, jeśli używasz wykresu do prezentacji niektórych danych, możesz dołączyć efekt dźwiękowy tylko na slajdzie wykresu
Metoda 3 z 4: Umieszczanie treści na slajdach
Krok 1. Zaplanuj poświęcenie około 1 minuty na każdy slajd
Nie chcesz zbyt często zmieniać slajdów, ponieważ Twoi odbiorcy mogą stracić koncentrację. Ogólnie rzecz biorąc, potrzebujesz około 1 slajdu na każdą minutę prezentacji. Na każdym slajdzie umieść tylko tyle informacji, by wypełnić tę minutę.
- Ilość potrzebnych informacji na każdym slajdzie będzie zależeć od tego, co zamierzasz powiedzieć. Zastanów się, ile wyjaśnisz w każdym punkcie, aby pomóc Ci zdecydować, ile informacji umieścić na każdym slajdzie.
- Nie musisz spędzać dokładnie 1 minuty na każdym slajdzie, ale użyj tego jako przybliżonej wskazówki. Można spędzić 45 sekund na jednym slajdzie i 90 sekund na innym. Staraj się jednak unikać slajdów, na które spędzasz tylko 20 do 30 sekund.
- Ryzykujesz utratę uwagi odbiorców za każdym razem, gdy zmieniasz slajdy, więc nie chcesz robić tego zbyt często.
Krok 2. Zminimalizuj użycie interpunkcji, ponieważ zaśmieca to slajd
Prawdopodobnie obawiasz się użycia złej gramatyki w swojej prezentacji, ale PowerPoint to coś innego niż esej lub raport. Nie przejmuj się umieszczaniem przecinków lub kropek na końcu list punktowanych. Dodatkowo postaraj się skrócić długie zdania, aby nie wymagały interpunkcji. Całkowicie w porządku jest umieszczanie fragmentów zdań w programie PowerPoint.
Jeśli używasz dużo znaków interpunkcyjnych, prawdopodobnie masz za dużo informacji na slajdach. Wróć i zobacz, co możesz wyciąć, aby przejść do tego, co najważniejsze
Krok 3. Nie używaj wszystkich wersalików z wyjątkiem tytułów
Można by pomyśleć, że pisanie całego słowa lub frazy wielką literą podkreśla znaczenie słów, ale odbiorcy mają trudności z odczytaniem tekstu pisanego wielkimi literami. Ponadto ludzie zazwyczaj postrzegają tekst pisany wielką literą jako krzyk. Używaj wielkości liter we wszystkich tekstach bloków na slajdach, aby były łatwe do odczytania.
Pamiętaj, że zawsze możesz pogrubić ważne słowa, aby zwrócić na nie uwagę
Krok 4. Użyj listy punktowanej, aby przedstawić kluczowe punkty
Listy punktowane to chleb powszedni prezentacji PowerPoint. Większość slajdów będzie składać się z wypunktowanych list słów i fraz. Postaraj się zawrzeć około 2-4 kluczowych punktów na slajd.
Jeśli porównujesz lub kontrastujesz temat, możesz utworzyć 2 kolumny na slajdzie. Najlepiej ograniczyć każdą kolumnę do 3-4 wypunktowań, aby nadal była łatwa do odczytania
Krok 5. Wyświetlaj dane na wykresach lub wykresach, aby były łatwe do zrozumienia
W porządku, jeśli Twoja prezentacja nie zawiera żadnych wykresów ani wykresów, ale używaj ich, jeśli możesz. Ładny wykres lub wykres zwiększy profesjonalizm prezentacji i możesz je łatwo tworzyć w programie PowerPoint. Poświęć cały slajd na wykres lub wykres, jeśli go używasz.
- Na przykład możesz użyć wykresu słupkowego, aby przedstawić wzrost sprzedaży lub wykresu kołowego, aby przedstawić wsparcie dla pozycji.
- Nie używaj więcej niż 4 kolorów na wykresie, ponieważ slajd będzie wyglądał na zbyt zajęty.
Krok 6. Dołącz wysokiej jakości obrazy lub cliparty, aby zrównoważyć slajdy
Jeśli chcesz olśnić publiczność, większość slajdów powinna zawierać obraz. Wybierz zdjęcia, które ilustrują lub reprezentują Twoje pomysły. Umieść je naprzeciwko tekstu lub w ujemnej przestrzeni na slajdzie. Użyj obrazów, aby zilustrować zawartość slajdów lub zastąpić tekst.
- Użyj 1 lub 2 obrazów na slajd, ale nie więcej niż 2.
- Sprawdź, czy Twoje obrazy będą dobrze wyglądać, gdy będą wyświetlane na ekranie.
- Nie używaj obrazów, które nie odpowiadają Twojemu tekstowi, ponieważ mogą zdezorientować odbiorców. Na przykład możesz użyć zdjęcia z pikniku, jeśli przedstawiasz prezentację o parkach, ale to samo zdjęcie byłoby mylące, jeśli mówisz o opiece zdrowotnej.
- Zachowaj ostrożność podczas korzystania z clipartów. Dla niektórych odbiorców podstawowe grafiki mogą wyglądać na przestarzałe, więc używaj tylko obrazów wysokiej jakości.
Krok 7. Osadź wszystkie filmy, których używasz, aby były łatwe do oglądania
Nie musisz używać wideo w programie PowerPoint, więc nie przejmuj się tym, jeśli nie masz jeszcze planów, aby go użyć. Możesz jednak użyć filmu wideo, aby wesprzeć swoje pomysły lub zilustrować punkt. Jeśli tak, umieść go w programie PowerPoint, aby można go było łatwo odtwarzać podczas prezentacji. W ten sposób nie będziesz musiał wychodzić z programu PowerPoint, aby wyświetlić wideo.
Załóżmy, że robisz prezentację o sztuce Makbet. Możesz zaplanować wykorzystanie podczas prezentacji klipów filmowych z ważnych scen. Osadzenie ich ułatwi odtwarzanie klipu, gdy nadal jesteś w trybie prezentacji
Metoda 4 z 4: Finalizowanie programu PowerPoint
Krok 1. Popraw prezentację, aby sprawdzić, czy nie ma błędów ortograficznych i literówek
Każdy popełnia błędy, więc zawsze sprawdzaj to, co piszesz, zanim wydasz to światu. Klikaj slajdy w trybie prezentacji, aby zobaczyć, jak będą wyglądać dla odbiorców. Przejrzyj każdy slajd, aby upewnić się, że tytuł i tekst bloku są poprawne.
- Pamiętaj, aby poprawić wszelkie błędy.
- Jeśli możesz, poproś kogoś, komu ufasz, o korektę prezentacji. Mogą wyłapać błędy, których nie widzisz od razu.
Krok 2. Ćwicz mowę, przesuwając slajdy w przód iw tył
Brzmi to głupio, ale możesz się potknąć podczas prezentacji, gdy nadejdzie czas na zmianę slajdów. Przeprowadź prezentację kilka razy, aby upewnić się, że możesz płynnie klikać slajdy. Nie patrz na slajdy podczas prezentacji, ponieważ sprawia to, że odbiorcy czują się tak, jakbyś im czytał. Zamiast tego odwołaj się do skryptu lub notatek, jeśli nie możesz wyrecytować swojej mowy z pamięci.
- Ćwicz swoją mowę przed lustrem lub sfilmuj sam, abyś mógł dokonać niezbędnych ulepszeń. Dodatkowo zrób sobie czas, jeśli masz limit czasowy.
- Ważne jest, aby iść zarówno do przodu, jak i do tyłu, ponieważ niektórzy widzowie mogą poprosić Cię o powrót. Podobnie możesz przypadkowo pominąć slajd podczas klikania do przodu.
Krok 3. Sprawdź, czy widzisz tekst z daleka, jeśli to możliwe
Zrobiłeś już wszystko, co w Twojej mocy, aby Twoja prezentacja była idealna, ale nadal możesz znaleźć się z rozmazanymi slajdami. Jeśli możesz, przejrzyj swój PowerPoint na ekranie projektora, zanim przedstawisz prezentację. Dokładnie sprawdź, czy slajdy są czytelne nawet z tyłu pokoju. Jeśli ich nie widzisz, spróbuj zwiększyć czcionkę lub powiększyć projekcję.
Postaraj się nie martwić, jeśli nie możesz wcześniej sprawdzić swojej prezentacji. Twoja prezentacja prawdopodobnie będzie dobrze
Krok 4. Usuń teksty lub obrazy, które są trudne do zobaczenia na ekranie projektora
Czasami obraz, który wygląda idealnie na ekranie komputera, zamienia się w rozmytą plamę, gdy wyświetlasz go na ekranie. Podobnie tekst może być łatwy do odczytania na komputerze, ale może zbiegać się w trybie prezentacji. Jeśli masz problemy z odczytaniem czegokolwiek na slajdzie, usuń go. Spróbuj go zastąpić, jeśli masz czas, zanim zaplanujesz prezentację.
Lepiej jest mieć puste miejsce na slajdzie niż obrazy lub słowa, których widzowie nie mogą przeczytać. Prawdopodobnie rozproszą się, próbując zrozumieć, co jest na slajdzie
Krok 5. Poproś kogoś, komu ufasz, aby obejrzał Twój PowerPoint i wyraził opinię
W większości przypadków nie musisz się tym martwić. Możesz jednak potrzebować dodatkowej opinii na temat bardzo ważnej prezentacji. Poszukaj kogoś, kto jest podobny do danych demograficznych Twoich odbiorców. Pokaż im swoją prezentację i zobacz, co myślą.
- Załóżmy na przykład, że będziesz głównym mówcą podczas zbiórki pieniędzy. To dość ważna prezentacja, więc możesz chcieć, aby ktoś ją wcześniej sprawdził. Jednak prawdopodobnie nie będziesz potrzebować informacji zwrotnych na temat każdej prezentacji pracy, którą przedstawiasz.
- Jeśli dana osoba przedstawia konstruktywną krytykę, która ma dla ciebie sens, możesz poprawić swój PowerPoint.
Porady
- Twoi odbiorcy chętniej wysłuchają Twojej przemowy i zrobią notatki, jeśli na slajdach jest mniej tekstu.
- Upewnij się, że często zapisujesz swoją pracę.
- Użyj chwytaków uwagi, aby zainteresować słuchaczy swoim tematem.
- Zapamiętaj swoje informacje, aby nie czytać prezentacji. Twój PowerPoint powinien wspierać twoją mowę jak zarys.
- Upewnij się, że możesz przeczytać wszystkie slajdy przed wygłoszeniem przemówienia.
- Nie używaj głupich czcionek ani obrazów, ponieważ mogą sprawić, że będziesz wyglądać nieprofesjonalnie.
