W amerykańskim systemie prawnym komunikacja między adwokatem a ich klientem w związku z adwokatem świadczącym pomoc prawną klientowi jest uważana za „uprzywilejowaną”. Oznacza to, że wszystko, co piszesz do swojego adwokata (lub pisze do Ciebie adwokat) w kontekście ich reprezentacji, jest poufne. Jednakże, szczególnie w przypadku komunikacji cyfrowej, istnieje wiele sposobów na przypadkowe zrzeczenie się tego przywileju. Dbanie o bezpieczeństwo poczty elektronicznej i urządzeń elektronicznych to najprostszy sposób zabezpieczenia się przed przypadkowym zrzeczeniem się tego cennego przywileju.
Kroki
Metoda 1 z 3: Tworzenie uprzywilejowanych wiadomości e-mail
Krok 1. Dodaj notatkę o uprawnieniach adwokat-klient w temacie
W wierszu tematu wiadomości e-mail umieść słowa „Uprzywilejowane”, „Poufne” lub „Komunikacja adwokat-klient”. Pomaga wyróżnić te słowa tak bardzo, jak to możliwe, na przykład wpisując je wielkimi literami lub umieszczając gwiazdki po obu stronach.
- Na przykład, jeśli w temacie e-maila wpiszesz „***UPRAWNIONE I POUFNE***”, jest mniej prawdopodobne, że ktoś go przegapi.
- Wielu prawników dodaje wyłączenie odpowiedzialności do bloku „podpis” swoich wiadomości e-mail, stwierdzając, że materiał w ich wiadomościach e-mail podlega przywilejowi prawnik-klient. Jednak te zastrzeżenia nie zapewniają ogólnej ochrony. Notatka w wierszu tematu zapewnia, że odbiorca wie, że wiadomość e-mail jest uprzywilejowana, zanim ją otworzy.
Krok 2. Spraw, aby Twoja prośba o poradę prawną była jasna i konkretna
Nie każda rozmowa z adwokatem jest uważana za uprzywilejowaną, nawet jeśli piszesz do adwokata, którego zatrudniłeś specjalnie do reprezentowania Cię w sprawie prawnej. Przywilej obowiązuje tylko wtedy, gdy zasięgasz porady prawnej. Jeśli złożysz tę prośbę z góry, nie będzie miejsca na dyskusję na temat tego, czego dotyczy e-mail.
Na przykład, jeśli jesteś w trakcie rozwodu i potrzebujesz porady, jak rozmawiać ze współmałżonkiem w sprawach dotyczących Twoich dzieci, możesz napisać: „Piszę tę wiadomość, aby poprosić o poradę prawną dotyczącą komunikacji z moim współmałżonkiem o lekcjach pływania naszej córki w sposób nie naruszający nakazu sędziego."
Krok 3. W e-mailach omawiaj tylko porady prawne
W niektórych sytuacjach możesz mieć inne sprawy, o których chcesz porozmawiać ze swoim adwokatem, które nie mają nic wspólnego z poradą prawną. W takich sytuacjach lepiej jest pisać oddzielne e-maile, aby komunikacja, którą chcesz zachować poufną i uprzywilejowaną, pozostała w ten sposób.
Załóżmy na przykład, że zatrudniłeś prawnika do reprezentowania Cię w niedawnym procesie przeciwko Twojej firmie. Chcesz również porozmawiać z tym prawnikiem o tym, jak możesz zmienić swoje umowy z dostawcami, aby uniknąć podobnych procesów sądowych w przyszłości. Porady dotyczące umów prawdopodobnie będą traktowane jako porady biznesowe, a nie porady prawne, dlatego powinieneś napisać dwa oddzielne e-maile
Krok 4. Użyj prywatnego adresu e-mail, aby komunikować się z adwokatem
Jeśli masz konto e-mail, do którego inni mają dostęp, dostęp ten może oznaczać, że wszelkie wiadomości e-mail między Tobą a Twoim prawnikiem nie są już uprzywilejowane. Dotyczy to również służbowych adresów e-mail, nawet jeśli jesteś właścicielem firmy, jeśli każdy inny może uzyskać dostęp do Twojego konta e-mail.
Na przykład, jeśli posiadasz domowy adres e-mail, którego używasz zarówno Ty, jak i Twój współmałżonek, unikaj używania tego adresu e-mail do komunikowania się ze swoim prawnikiem (chyba że prawnik reprezentuje Ciebie i Twojego współmałżonka w tej samej sprawie prawnej)
Wskazówka:
Jeśli masz zwyczaj pozostawiania otwartej skrzynki odbiorczej poczty e-mail na komputerze domowym lub otrzymujesz wiadomości e-mail na smartfonie, do którego mają dostęp inne osoby w domu, utwórz oddzielny adres e-mail, którego będziesz używać tylko do uprzywilejowanej komunikacji z adwokatem.
Krok 5. Wyślij e-mail tylko do swojego adwokata
Przywilej adwokat-klient chroni jedynie poufną komunikację między Tobą a Twoim adwokatem, która jest związana z ich reprezentacją prawną wobec Ciebie. Jeśli włączysz do rozmowy kogokolwiek innego, rzeczy, które powiesz w e-mailu (lub które odpowie adwokat) prawdopodobnie nie zostaną uznane za uprzywilejowane.
Nawet jeśli ktoś inny jest zaangażowany w sprawę, którą omawiasz ze swoim adwokatem, lepiej wysłać do niego e-maila osobno. Może się to wydawać nieskuteczne, ale zapewnia, że Twoja komunikacja z adwokatem pozostanie poufna
Metoda 2 z 3: Unikanie przypadkowych zwolnień
Krok 1. Powstrzymaj się od omawiania e-maili od swojego adwokata
Nawet w nieformalnym otoczeniu, komentarz taki jak „mój adwokat odradził mi tego” może skutkować przypadkowym zrzeczeniem się przywileju adwokata-klienta, ponieważ omawiasz treść porady z kimś innym. Jeśli pojawi się temat, na który masz radę od swojego prawnika, po prostu powiedz, że nie możesz o nim rozmawiać i zmienić temat rozmowy.
Nie wspominaj, że w ogóle rozmawiałeś na ten temat ze swoim adwokatem, jeśli chcesz uniknąć przypadkowego zrzeczenia się przywileju adwokata-klienta. Na przykład, jeśli ktoś zapyta Cię, dlaczego podjąłeś określone działanie, nie chciałbyś powiedzieć „Zrobiłem to, co kazał mi mój adwokat”. Za pomocą tego rodzaju oświadczeń w zasadzie mówisz drugiej osobie, co twój adwokat powiedział ci w tajemnicy
Wskazówka:
Przejmij odpowiedzialność za swoje działania lub oczekiwania wobec innych, zamiast mówić, że działasz zgodnie z radą swojego prawnika.
Krok 2. Zapytaj swojego prawnika, zanim podzielisz się informacjami z innymi
Jeśli Twój prawnik doradza Ci w sprawie, która może mieć wpływ na innych, możesz podzielić się z nimi radą swojego prawnika. Może to jednak zniszczyć uprzywilejowany charakter tej komunikacji, jeśli osoba ta nie jest istotnie zaangażowana w sprawę.
- Załóżmy na przykład, że skonsultowałeś się z prawnikiem w sprawie pozwu przeciwko Twojej firmie. Możesz podzielić się radą prawnika ze swoim partnerem biznesowym. Jeśli jednak twój partner nie jest uważany za klienta adwokata, może to oznaczać, że porada nie jest już uważana za uprzywilejowaną.
- Jeśli musisz zaangażować inne osoby w sprawę prawną, Twój prawnik może Ci doradzić, co im powiedzieć i jak, aby zachować tajemnicę prawnika-klienta.
Krok 3. Rozpocznij nowy łańcuch e-maili zamiast przekazywać lub kopiować osoby niebędące pełnomocnikami
Łańcuchy e-mail są niebezpieczne dla przywilejów prawnik-klient, ponieważ ktoś w łańcuchu może w dowolnym momencie nieumyślnie nacisnąć „odpowiedz wszystkim” i zniszczyć przywilej. Jeśli chcesz udostępnić informacje dostarczone Ci przez adwokata, napisz nową wiadomość e-mail do tej osoby i przekaż te informacje osobno.
Podobnie, jeśli przekazujesz e-maila lub łańcuch e-maili swojemu prawnikowi, ponieważ jest to istotne dla Twojej sprawy, wyraźnie oznacz wiadomość jako przekazaną dalej, a następnie utwórz osobną wiadomość e-mail, w której prosisz o poradę prawną lub przekazujesz wszelkie poufne informacje
Wskazówka:
Działa to również w odwrotnej kolejności. Jeśli Twój prawnik prześle Ci wiadomość e-mail od kogoś innego lub skopiuje Cię na e-mail, rozpocznij nowy łańcuch e-maili, zamiast rozmawiać z prawnikiem w tym samym łańcuchu.
Krok 4. Spotkaj się osobiście, aby przekazać szczególnie wrażliwe informacje
Nawet najbezpieczniejsze komputery i konta e-mail nadal nie są tak bezpieczne, jak rozmowa osobiście. Ogólnie rzecz biorąc, najlepiej nie podawać najbardziej poufnych informacji na piśmie.
- Na przykład, jeśli jesteś w trakcie spornego rozwodu i chcesz uzyskać poradę swojego prawnika w sprawie uszkodzenia informacji, których dowiedziałeś się o swoim współmałżonku, spotkaj się z nimi osobiście, zamiast pisać informacje w e-mailu.
- Zadzwoń zamiast e-maila do swojego prawnika, aby poinformować go, że chcesz się spotkać, aby omówić delikatną i poufną sprawę.
Metoda 3 z 3: Zabezpieczanie urządzeń elektronicznych
Krok 1. Zablokuj wszystkie urządzenia, które uzyskują dostęp do uprzywilejowanej komunikacji za pomocą silnych haseł
Użyj hasła, aby zablokować urządzenia, które znasz tylko Ty. Najlepsze hasła zawierają duże i małe litery oraz inne znaki (takie jak *, $ lub %), które utrudniają innym odgadnięcie.
Ustaw urządzenia tak, aby blokowały się automatycznie, jeśli nie będziesz ich używać przez kilka minut, i pamiętaj o zamknięciu lub zablokowaniu urządzenia, jeśli od niego odejdziesz
Krok 2. Wyloguj się z kont e-mail, gdy skończysz z nich korzystać
Możesz mieć zwyczaj pozostawiania otwartego konta e-mail na komputerze domowym lub urządzeniu mobilnym, aby mieć do niego szybki dostęp po otrzymaniu wiadomości e-mail. Jednak ten nawyk umożliwia również innym czytanie potencjalnie uprzywilejowanych wiadomości e-mail, które otrzymujesz od swojego prawnika, co może zniszczyć przywilej prawnik-klient.
Jeśli otrzymujesz wiadomości e-mail na smartfonie lub innym urządzeniu mobilnym, wyłącz funkcję „podgląd”, która pozwala zobaczyć część wiadomości e-mail za pomocą powiadomienia na ekranie głównym lub ekranie blokady. Jeśli zostawisz telefon leżący na stole, na którym każdy może zobaczyć podgląd, możesz zniszczyć uprzywilejowany charakter wiadomości e-mail od swojego adwokata
Krok 3. Wysyłaj i odbieraj wiadomości e-mail tylko na urządzeniach, które kontrolujesz
Szczegółowe zasady różnią się w zależności od tego, gdzie mieszkasz, ale ogólnie rzecz biorąc, najlepiej nie przesyłać swojemu prawnikowi informacji uprzywilejowanych lub poufnych na komputerze lub innym urządzeniu, które nie należy wyłącznie do Ciebie. W niektórych stanach sędziowie orzekali, że korzystanie z komputera lub serwera należącego do kogoś innego oznacza, że potencjalnie mają dostęp do Twojej poczty e-mail, nawet jeśli korzystasz z konta e-mail chronionego hasłem.
Na przykład, jeśli rozmawiasz z prawnikiem o złożeniu pozwu o dyskryminację przeciwko pracodawcy, poczekaj, aż wrócisz do domu, aby wysłać je e-mailem, zamiast wysyłać je z komputera firmowego. Jeśli wiadomość e-mail przechodzi przez serwer Twojej firmy, firma może mieć prawo dostępu do tych wiadomości e-mail
Krok 4. Zaszyfruj swoje e-maile, jeśli regularnie komunikujesz się ze swoim adwokatem
Większość internetowych usług e-mail umożliwia szyfrowanie wiadomości e-mail. Po zaszyfrowaniu odbiorca będzie potrzebował hasła, aby otworzyć i przeczytać wiadomość e-mail.
- Jeśli na przykład korzystasz z Gmaila, możesz szyfrować swoje e-maile za pomocą aplikacji mobilnej Gmail lub rozszerzenia do Chrome.
- Jeśli Twój adwokat prześle Ci dokumenty do przejrzenia, a Ty zapiszesz je na swoim komputerze, zaszyfruj również te pliki, aby tylko Ty mógł je otwierać i czytać.
Ostrzeżenie:
Jeśli Ty i Twój adwokat udostępniacie dokumenty za pośrednictwem usługi w chmurze, upewnij się, że nikt inny nie ma dostępu do Twojego konta w tej usłudze. Każdy inny, kto ma dostęp, może zniszczyć przywilej, nawet jeśli nigdy nie przegląda plików.
