Microsoft Access to program do tworzenia baz danych, który pozwala każdemu na łatwe utrzymanie i edycję bazy danych. Nadaje się do wszystkiego, od małych projektów po duże firmy, i jest bardzo wizualnym programem. Dzięki temu doskonale nadaje się do wprowadzania danych, ponieważ nie musisz pracować z tabelami i arkuszami kalkulacyjnymi.
Kroki
Część 1 z 6: Tworzenie nowej bazy danych
Krok 1. Kliknij kartę Plik i wybierz „Nowy”
Baza danych będzie zawierała wszystkie Twoje dane w różnych formach. Możesz utworzyć pustą bazę danych, pustą internetową bazę danych lub wybrać jeden z wielu szablonów.
- Pusta baza danych jest standardową bazą danych programu Access i nadaje się do użytku lokalnego. Utworzenie pustej bazy danych spowoduje również utworzenie jednej tabeli.
- Internetowe bazy danych zostały zaprojektowane tak, aby były zgodne z narzędziami do publikowania w Internecie programu Access. Utworzenie pustej bazy danych spowoduje również utworzenie jednej tabeli.
- Szablony to gotowe bazy danych przeznaczone do szerokiego zakresu zastosowań. Wybierz szablon, jeśli nie chcesz spędzać dużo czasu na tworzeniu struktury bazy danych.
Krok 2. Nazwij swoją bazę danych
Po wybraniu typu bazy danych nadaj mu nazwę odzwierciedlającą jej przeznaczenie. Będzie to szczególnie przydatne, jeśli zamierzasz pracować z kilkoma różnymi bazami danych. Wpisz nazwę pliku bazy danych w polu „Nazwa pliku”. Wybierz „Utwórz”, aby wygenerować nowy plik bazy danych.
Część 2 z 6: Dodawanie danych do bazy danych
Krok 1. Określ najlepszą strukturę dla swoich danych
Jeśli tworzysz pustą bazę danych, zastanów się nad najlepszym sposobem uporządkowania danych i dodania odpowiedniej struktury. Istnieje kilka sposobów formatowania danych i interakcji z nimi w programie Access:
- Tabele - to główny sposób przechowywania danych w Twojej bazie danych. Tabele można porównać do arkuszy kalkulacyjnych w Excelu: dane są uporządkowane w wierszach i kolumnach. Z tego powodu importowanie danych z programu Excel i innych programów do obsługi arkuszy kalkulacyjnych jest stosunkowo prostym procesem.
- Formularze - formularze to sposób dodawania danych do bazy danych. Chociaż możesz wprowadzać dane do bazy danych bezpośrednio do tabel, korzystanie z formularzy pozwala na szybsze i bardziej wizualne wprowadzanie danych.
- Raporty - podsumowują i wyświetlają dane w Twojej bazie danych. Raporty służą do analizowania danych i zwracania odpowiedzi na konkretne pytania, takie jak wysokość osiągniętego zysku lub lokalizacja klientów. Są one zwykle przeznaczone do wydrukowania.
- Zapytania - w ten sposób pobierasz i filtrujesz swoje dane. Za pomocą zapytań można wyświetlać określone wpisy z wielu tabel. Za pomocą zapytań można również tworzyć i aktualizować dane.
Krok 2. Utwórz swój pierwszy stół
Jeśli uruchamiasz pustą bazę danych, automatycznie rozpoczniesz od pustej tabeli. Możesz rozpocząć wprowadzanie danych do tej tabeli ręcznie lub kopiując i wklejając z innego źródła.
- Każda część danych powinna mieć swoją własną kolumnę (pole), a każdy rekord powinien być osobnym wierszem. Na przykład każdy wiersz byłby klientem, a każde pole byłoby inną informacją o tym kliencie (imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu itp.).
- Możesz zmienić nazwy etykiet kolumn, aby ułatwić określenie, które pole jest czym. Kliknij dwukrotnie nagłówek kolumny, aby zmienić nazwę.
Krok 3. Importuj dane z innego źródła
Jeśli chcesz zaimportować dane z obsługiwanego pliku lub lokalizacji, możesz ustawić w programie Access pobieranie informacji i dodawanie ich do bazy danych. Jest to przydatne do pobierania danych z serwera WWW lub innego udostępnionego zasobu.
- Kliknij kartę Dane zewnętrzne.
- Wybierz typ importowanego pliku. W sekcji „Importuj i łącz” zobaczysz kilka opcji typów danych. Możesz kliknąć przycisk Więcej, aby zobaczyć więcej opcji. ODBC oznacza Open Database Connectivity i obejmuje bazy danych, takie jak SQL.
- Przejdź do lokalizacji danych. Jeśli znajduje się na serwerze, musisz podać adres serwera.
- W następnym oknie wybierz „Określ, jak i gdzie chcesz przechowywać dane w bieżącej bazie danych”. Wybierz „OK”. Postępuj zgodnie z instrukcjami, aby zaimportować swoje dane.
Krok 4. Dodaj kolejną tabelę
Będziesz chciał przechowywać różne rekordy w różnych bazach danych. Pomoże to w utrzymaniu płynnego działania baz danych. Na przykład możesz mieć tabelę informacji o klientach i inną tabelę informacji o zamówieniu. Będziesz wtedy mógł połączyć informacje o kliencie z tabelą informacji o zamówieniu.
W sekcji Utwórz na karcie Strona główna kliknij przycisk tabeli. W Twojej bazie danych pojawi się nowa tabela. Możesz wprowadzić informacje w taki sam sposób, jak w przypadku pierwszej tabeli
Część 3 z 6: Relacje przy stole do ustawiania
Krok 1. Zrozum, jak działają klawisze
Każda tabela będzie miała jeden klucz podstawowy, który jest unikalny dla każdego wpisu. Domyślnie program Access tworzy kolumnę identyfikatora, której liczba wzrasta dla każdego wpisu. Jest to klucz podstawowy. Tabele mogą mieć również klucze obce. Są to pola, które są połączone z inną tabelą w bazie danych. Połączone pola zawierałyby te same dane.
- Na przykład w tabeli Zamówienia możesz mieć pole Identyfikator klienta do śledzenia, który klient zamówił dany produkt. Możesz utworzyć relację dla tego pola z polem ID w tabeli Customer.
- Korzystanie z relacji pomaga zachować spójność, wydajność i czytelność danych.
Krok 2. Kliknij kartę Narzędzia bazy danych
Kliknij przycisk Relacje w sekcji Relacje. Spowoduje to otwarcie nowego okna z przeglądem wszystkich tabel w bazie danych. Każde pole zostanie wymienione pod nazwą swojej tabeli.
Musisz utworzyć pole dla klucza obcego przed utworzeniem relacji. Na przykład, jeśli chcesz użyć identyfikatora klienta w tabeli Zamówienia, utwórz pole w tabeli Zamówienia o nazwie Klient i pozostaw je puste. Upewnij się, że ma ten sam format, co pole, które łączysz (w tym przypadku liczby)
Krok 3. Przeciągnij pole, którego chcesz użyć jako klucza obcego
Upuść go w polu utworzonym dla klucza obcego. Kliknij Utwórz w oknie, które się pojawi, aby ustawić relację dla pól. Pomiędzy dwiema tabelami pojawi się linia łącząca pola.
Zaznacz pole „Wymuś integralność referencyjną” podczas tworzenia relacji. Oznacza to, że jeśli dane w jednym polu zostaną zmienione, drugie pole zostanie automatycznie zaktualizowane. Pomoże to zachować dokładność danych
Część 4 z 6: Wykonywanie zapytań
Krok 1. Zrozum rolę zapytań
Zapytania to akcje umożliwiające szybkie przeglądanie, dodawanie i edytowanie danych w bazie danych. Istnieje wiele różnych typów zapytań, od prostych wyszukiwań po tworzenie nowych tabel na podstawie istniejących danych. Zapytania to podstawowe narzędzia do tworzenia raportów.
Zapytania są podzielone na dwa główne typy: Select i Action. Zapytania wybierające pobierają dane z tabel i mogą wykonywać obliczenia. Zapytania funkcjonalne mogą dodawać, edytować i usuwać dane z tabel
Krok 2. Użyj Kreatora zapytań, aby utworzyć podstawowe zapytanie Select
Jeśli chcesz utworzyć podstawową kwerendę wybierającą, użyj Kreatora kwerend, aby przeprowadzić Cię przez kolejne kroki. Dostęp do Kreatora zapytań można uzyskać z zakładki Utwórz. Umożliwi to przeglądanie określonych pól z tabeli.
Tworzenie zapytania wybierającego z kryteriami
Krok 1. Otwórz narzędzie do projektowania zapytań
Możesz użyć kryteriów, aby zawęzić zapytanie wybierające i wyświetlić tylko potrzebne informacje. Aby rozpocząć, kliknij kartę Utwórz i wybierz opcję Query Deign.
Krok 2. Wybierz swój stół
Otworzy się okno Pokaż tabelę. Kliknij dwukrotnie tabelę, dla której chcesz uruchomić zapytanie, a następnie kliknij przycisk Zamknij.
Krok 3. Dodaj pola do pobrania
Kliknij dwukrotnie każde pole w tabeli, które chcesz dodać do zapytania. Pola zostaną dodane do siatki Projekt.
Krok 4. Dodaj swoje kryteria
Możesz użyć kilku różnych typów kryteriów, takich jak tekst lub funkcje. Na przykład, jeśli chcesz wyświetlić tylko ceny wyższe niż 50 USD z pola „Ceny”, wpisz
=50
do kryteriów. Jeśli chcesz pokazać tylko klientom z Wielkiej Brytanii, wpisz
Wielka Brytania
w polu Kryteria.
Możesz użyć wielu kryteriów na zapytanie
Krok 5. Kliknij Uruchom, aby zobaczyć wyniki
Przycisk Uruchom znajduje się na karcie Projekt. Wyniki zapytania zostaną wyświetlone w oknie. Naciśnij Ctrl + S, aby zapisać zapytanie.
Tworzenie zapytania wybierającego z parametrami
Krok 1. Otwórz narzędzie do projektowania zapytań
Zapytanie parametryczne pozwoli określić, co ma być pobierane przy każdym uruchomieniu zapytania. Na przykład, jeśli masz bazę danych z klientami z różnych miast, możesz uruchomić zapytanie parametryczne, aby zapytać, dla którego miasta chcesz wyświetlić wyniki.
Krok 2. Utwórz zapytanie wybierające i określ tabele
Dodaj pola do pobrania w zapytaniu, klikając je dwukrotnie w przeglądzie tabeli.
Krok 3. Dodaj parametr do sekcji Kryteria
Parametry są oznaczone „” wokół parametru. Tekst w nawiasach zostanie wyświetlony w monicie, który pojawia się po uruchomieniu zapytania. Na przykład, aby zapytać o miasto, kliknij komórkę Kryteria dla pola miasta i wpisz
[Które miasto?]
Możesz zakończyć parametry znakiem „?” lub „:”, ale nie z „!” lub "."
Krok 4. Wykonaj zapytanie wieloparametrowe
Możesz użyć wielu parametrów, aby utworzyć niestandardowy zakres wyników zapytania. Na przykład, jeśli pole jest polem Data, możesz zwrócić zakres dat, wpisując
Między [Wpisz datę początkową:] A [Wpisz datę końcową:]
. Po uruchomieniu zapytania otrzymasz dwa monity.
Tworzenie zapytania o tworzenie tabeli
Krok 1. Kliknij kartę Utwórz i wybierz Projekt zapytania
Możesz użyć zapytań, aby pobrać określone dane z istniejących tabel i utworzyć nową tabelę z tymi danymi. Jest to szczególnie przydatne, jeśli chcesz udostępnić określone części bazy danych lub utworzyć określone formularze dla podzbiorów bazy danych. Najpierw musisz utworzyć zwykłe zapytanie wybierające.
Krok 2. Wybierz tabele, z których chcesz pobrać dane
Kliknij dwukrotnie tabele, z których chcesz pobrać dane. W razie potrzeby możesz pobierać z wielu stołów.
Krok 3. Wybierz pola, z których chcesz pobrać dane
Kliknij dwukrotnie każde pole, które chcesz dodać z przeglądu tabeli. Zostanie dodany do siatki zapytań.
Krok 4. Ustaw kryteria
Jeśli chcesz określić określone dane z pola, użyj sekcji kryteriów, aby ustawić filtr. Zobacz sekcję „Tworzenie zapytania wybierającego z kryteriami” powyżej, aby uzyskać więcej informacji.
Krok 5. Przetestuj zapytanie, aby upewnić się, że zwraca żądane wyniki
Przed utworzeniem tabeli uruchom zapytanie, aby upewnić się, że pobiera wszystkie poprawne dane. Dostosuj kryteria i pola, aż uzyskasz wszystkie potrzebne dane.
Krok 6. Zapisz zapytanie
Naciśnij Ctrl + S, aby zapisać zapytanie do późniejszego wykorzystania. Pojawi się w ramce nawigacyjnej po lewej stronie ekranu. Kliknij zapytanie, aby wybrać je ponownie, a następnie kliknij kartę Projekt.
Krok 7. Kliknij przycisk „Utwórz tabelę” w grupie Typ zapytania
Pojawi się okno z pytaniem o nową nazwę tabeli. Wprowadź nazwę tabeli i kliknij OK.
Krok 8. Kliknij przycisk Uruchom
Twoja nowa tabela zostanie utworzona z utworzonym zapytaniem. Tabela pojawi się w ramce nawigacyjnej po lewej stronie.
Tworzenie zapytania dołączającego
Krok 1. Otwórz wcześniej utworzone zapytanie
Możesz użyć zapytania dołączającego, aby dodać dane do tabeli, która już istnieje z innej tabeli. Jest to przydatne, jeśli chcesz dodać więcej danych do tabeli utworzonej za pomocą zapytania tworzącego tabelę.
Krok 2. Kliknij przycisk Dołącz na karcie Projekt
Spowoduje to otwarcie okna dialogowego Dołącz. Wybierz tabelę, którą chcesz dołączyć.
Krok 3. Zmień kryteria zapytania, aby pasowały do tego, co chcesz dodać
Na przykład, jeśli utworzyłeś tabelę z kryteriami „2010” dla pola Rok, zmień ją na rok, który chcesz dodać, na przykład „2011”.
Krok 4. Ustaw miejsce, w którym chcesz dołączyć dane
Upewnij się, że ustawiłeś prawidłowe pola dla każdej dołączanej kolumny. Na przykład podczas korzystania z powyższych zmian dane powinny być dołączane do pola Rok w wierszu Dołącz do.
Krok 5. Uruchom zapytanie
Kliknij przycisk Uruchom na karcie Racz. Zapytanie zostanie uruchomione, a dane zostaną dodane do tabeli. Możesz otworzyć tabelę, aby sprawdzić, czy dane zostały dodane poprawnie.
Część 5 z 6: Tworzenie i używanie formularzy
Krok 1. Wybierz tabelę, dla której chcesz utworzyć formularz
Formularze umożliwiają łatwe przeglądanie danych dla każdego pola, a także szybkie przełączanie się między rekordami lub tworzenie nowych. Formularze są niezbędne w przypadku dłuższych okresów wprowadzania danych, ponieważ większość ludzi uważa je za znacznie łatwiejsze w obsłudze niż tabele.
Krok 2. Kliknij przycisk Formularz na karcie Utwórz
Spowoduje to automatyczne utworzenie formularza na podstawie pól zawartych w tabeli. Program Access wykonuje całkiem dobrą robotę, automatycznie tworząc pola o odpowiednim rozmiarze, ale możesz zmieniać rozmiar i przesuwać dowolne elementy w formularzu, które chcesz.
- Jeśli nie chcesz, aby określone pole było wyświetlane w formularzu, możesz kliknąć je prawym przyciskiem myszy i wybrać Usuń.
- Jeśli Twoje tabele mają relacje, pod każdym rekordem pojawi się arkusz danych z połączonymi danymi. W ten sposób możesz znacznie łatwiej edytować połączone dane. Na przykład każdy przedstawiciel handlowy w Twojej bazie danych może mieć dołączoną do swojego rekordu bazę danych klientów.
Krok 3. Przejdź do nowego formularza
Przyciski strzałek na dole przesuwają się od nagrania do nagrania. Pola zostaną wypełnione danymi Twojego rekordu, gdy będziesz się między nimi przełączać. Możesz użyć przycisków na krawędziach, aby przejść do pierwszego lub ostatniego rekordu.
Krok 4. Kliknij przycisk arkusza danych, aby użyć tabeli
Znajduje się w lewym górnym rogu i pozwoli Ci rozpocząć zmianę wartości Twojej tabeli za pomocą formularza.
Krok 5. Wprowadź zmiany w istniejących rekordach
Możesz edytować tekst w dowolnym polu każdego rekordu, aby zmienić dane w tabeli. Zmiany zostaną automatycznie odzwierciedlone w tabeli, a także we wszystkich połączonych tabelach.
Krok 6. Dodaj nowe rekordy
Kliknij przycisk "Dodaj rekord" obok przycisków nawigacyjnych, aby utworzyć nowy rekord na końcu listy. Następnie możesz użyć pól, aby wprowadzić dane do pustego rekordu w tabeli. Jest to znacznie łatwiejszy sposób dodawania nowych informacji niż w widoku tabeli.
Krok 7. Po zakończeniu zapisz formularz
Pamiętaj, aby zapisać formularz, naciskając Ctrl + S, aby później łatwo uzyskać do niego dostęp. Pojawi się w ramce nawigacyjnej po lewej stronie ekranu.
Część 6 z 6: Tworzenie raportu
Krok 1. Wybierz tabelę lub zapytanie
Raporty pozwalają szybko wyświetlić zestawienia Twoich danych. Są one często używane w raportach o dochodach i wysyłce i można je dostosować do niemal każdego zastosowania. Raporty pobierają dane z tabel lub zapytań, które utworzyłeś.
Krok 2. Kliknij kartę Utwórz
Wybierz typ raportu, który chcesz utworzyć. Istnieje kilka różnych sposobów tworzenia raportu. Program Access może utworzyć Twój raport automatycznie lub możesz utworzyć raport niestandardowy.
- Raport - spowoduje to utworzenie automatycznego raportu ze wszystkimi danymi z Twojego źródła. Nic nie zostanie pogrupowane, ale dla małych baz danych to prawdopodobnie wystarczy, aby pokazać to, czego potrzebujesz.
- Pusty raport - spowoduje to utworzenie pustego raportu, który możesz wypełnić swoimi danymi według własnego uznania. Będziesz mógł wybrać z dowolnego dostępnego pola, aby utworzyć raport niestandardowy.
- Kreator raportów – Kreator raportów przeprowadzi Cię przez proces tworzenia raportu, pozwalając wybrać i pogrupować dane, a następnie odpowiednio je sformatować.
Krok 3. Ustaw źródło pustego raportu
Jeśli wybrałeś utworzenie pustego raportu, musisz wybrać jego źródło. Najpierw kliknij kartę Rozmieść, a następnie wybierz Arkusz właściwości. Możesz też nacisnąć alt=""Obraz" + Enter.
Kliknij strzałkę w dół obok pola Źródło rekordów. Pojawi się lista dostępnych tabel i zapytań. Wybierz jeden, a zostanie on przypisany do raportu
Krok 4. Dodaj pola do raportu
Gdy masz już źródło, możesz zacząć dodawać z niego pola do raportu. Kliknij kartę Format, a następnie kliknij opcję Dodaj istniejące pola. Lista pól pojawi się w prawej ramce.
- Kliknij i przeciągnij pola, które chcesz dodać do ramki Projekt. Rekord pojawi się w raporcie. Gdy dodasz dodatkowe pola, zostaną one automatycznie wyrównane z istniejącymi polami.
- Możesz zmienić rozmiar pól, klikając krawędzie i przeciągając myszą.
- Usuń pola z raportu, klikając nagłówek i naciskając klawisz Delete.
Krok 5. Dodaj grupy do raportu
Grupy umożliwiają szybkie analizowanie informacji w raporcie, ponieważ umożliwiają organizowanie powiązanych informacji. Na przykład możesz chcieć pogrupować sprzedaż według regionu lub sprzedawcy. Grupy pozwalają to zrobić.
- Kliknij kartę Projekt, kliknij przycisk Grupuj i sortuj.
- Kliknij prawym przyciskiem myszy dowolną część pola, którą chcesz dodać do grupy. Wybierz z menu opcję Grupa włączona.
- Dla grupy zostanie utworzony nagłówek. Możesz dostosować nagłówek do tego, co chcesz oznaczyć grupą.
Krok 6. Zapisz i udostępnij swój raport
Po sfinalizowaniu raportu możesz go zapisać, a następnie udostępnić lub wydrukować jak każdy dokument. Użyj tego, aby dzielić się wynikami firmy z inwestorami, informacjami kontaktowymi do pracowników i nie tylko.